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DS-CD ROM 2 1993 August
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HANDBUCH.EHO
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1992-07-17
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233KB
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5,011 lines
1. Einführung........................................................3
1.1. Kurzerklärung der Tastatur......................................4
2. Installation des Programms........................................6
3. Programm starten..................................................8
4. Einführung......................................................9
4.1. Die "Karteikästen" von CTO EHO..................................9
4.2. Stammdaten erfassen..........................................13
4.2.1. Das Lager - Menü.............................................13
4.2.2. Das Stammdaten - Menü........................................27
4.2.3. Die Textverarbeitung "MINI - TEXT"...........................35
4.3.1. Auftragserfassung............................................41
4.3.2. Barverkauf...................................................53
4.3.3. Formulare drucken............................................54
4.3.3.1. Teillieferscheine drucken..................................55
5. Verändern einer Rechnung.......................................56
5.1. Position nachträglich löschen..................................56
5.2. Position ändern................................................57
5.3. Falsche Artikelnummer..........................................57
5.4. Falscher Kunde.................................................57
5.6. Positionen nachträglich zufügen................................58
5.7. Geänderten Auftrag ausdrucken..................................58
6. Zahlungen erfassen...............................................59
6.1. Schnittstelle zu CTO EA........................................62
6.2. Schnittstelle zu CTO FIBU......................................63
7. Mahnungswesen....................................................64
7.1. Mahnungsdaten ausgeben.........................................64
7.2. Mahnungsdaten für Textverarbeitung.............................65
7.3. Mahnungen schreiben............................................65
7.4. Außenstände anzeigen oder drucken..............................68
7.5. Einzelmahnungen drucken........................................68
8. Umsatz...........................................................69
9. Programminstallation.............................................72
9.1. Voreinstellungen...............................................73
9.2. Formulargestaltung.............................................79
9.3. Druckerinstallation............................................82
10. Datensicherung und -wiederherstellung...........................86
11. Dateireorganisation.............................................87
12. Programmende....................................................88
13. Specials........................................................89
14. Zusätzliche Möglichkeiten in der erw. Version...................91
2
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 2 -
Inhaltsverzeichnis
14.1. Dateimanager..................................................91
14.2. Reportgenerator...............................................95
14.3. Formulargenerator.............................................97
ANHANG
A. Dateien und ihre Verwendung......................................98
B. Dateiaufbau......................................................99
C. Behebung von Fehlern............................................103
1.) Rechnungsformat wird nicht eingehalten.........................103
2.) Buchstaben im oberen Teil einer Rechnung.......................103
3.) Mahnungsfrist wird nicht eingehalten...........................103
4.) Kein Rabatt berechnet, obwohl Sie Rabatt gewähren wollten......103
5.) Schriftart gefällt Ihnen nicht.................................104
6.) Erfaßte Daten werden nicht aufgelistet.........................104
7.) Meldung "Drucker nicht bereit".................................104
8.) Rechnungsausdruck ist fehlerhaft...............................104
9.) Ausdruck vom Rechnungsfuß erfolgt (teilweise) auf der
nächsten Seite 104
D. Systemfehler....................................................105
E. Anmerkungen zur Arbeit mit dBase................................106
F. Spezielle Druckereinstellungen..................................107
Übersicht..........................................................108
3
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 3 -
CTO EHO ist eine Auftragsbearbeitung, die Sie schon nach wenigen Stunden
effektiv einsetzen können.
1. Einführung
Bei der Entwicklung standen besonders zwei Dinge im Vordergrund:
a) Die Bedienung des Programms sollte so einfach wie möglich sein.
b) Die Erstellung von Aufträgen sollte so schnell und komfortabel wie
möglich durchgeführt werden können.
Bei der Entwicklung kam es uns nicht darauf an, ein Programm zu erstellen,
mit dem man jede nur erdenkliche Aufgabe erledigen kann. Wir sind aber
überzeugt, daß mit CTO EHO alle Arbeiten, die in kleinen oder mittleren
Betrieben anfallen, durchgeführt werden können.
CTO EHO wird natürlich auch in Zukunft erweitert und/oder verbessert. Ihre
Mitarbeit bei der weiteren Entwicklung ist für uns sehr wichtig: Wenn Sie
Anregungen für Verbesserungen oder Ergänzungen haben, schreiben Sie uns.
Zu diesem Zweck befindet sich auf der Diskette ein Formular, das Sie
ausdrucken können:
A>formular
CTO EHO ist voll kompatibel zu dBase III plus,d. h. Sie können Ihre Daten
auch mit dBase III plus bearbeiten. Sie müssen nach einer Bearbeitung
lediglich eine Dateireorganisation vornehmen. (vgl. Anhang D)
Nutzen Sie die Schnittstelle zwischen CTO EHO - Auftragsbearbeitung - und
unseren Programmen CTO EA (Einnahmen-Ausgaben-Überschußrechnung) bzw. CTO
FIBU (Finanzbuchhaltung). Auf Tastendruck werden eingehende Zahlungen
direkt verbucht, so daß Sie praktisch ohne Mehraufwand Ihre Buchhaltung
auf dem aktuellsten Stand haben.
4
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 4 -
1.1. Kurzerklärung der Tastatur
Dieses Kapitel mußten wir aus Platzgründen leider streichen. Im
Originalhandbuch ist dieses Kapitel natürlich enthalten.
5
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 5 -
In der Regel haben die Funktionstasten immer eine bestimmte Funktion, die
auch in unterschiedlichen Programmteilen ähnlich oder vergleichbar sind:
«F1» Hilfe
«F7» Suchen
«F8» Löschen
«F10» Übernahme und Bestätigung
«ENTER» Feldeingabe abschließen
«ALT F1» Taschenrechner
«CTRL F10» Notizzettel
«ALT F5» Druckersteuerung
«ALT D» Anzeige von Datum, Zeit und freier Kapazität
«ALT I» Auswahl Standard- oder Alternativinstallation (nur
Hauptmenü)
«ALT M» Makrotasten belegen (nur Hauptmenü)
Andere Funktionstasten haben teilweise abhängig vom Programmteil eine
bestimmte Funktion, die Sie den entsprechenden Menüleisten entnehmen
können.
ACHTUNG: Bitte beachten Sie die Hinweise, die Sie erhalten, wenn Sie die
Programmdiskette in Lw. A einlegen und
A>start
eingeben. Sie erhalten dann auch einen Überblick der Optionen, die wir
in diesem Handbuch aus drucktechnischen Gründen nicht mehr vorsehen
konnten (Datei «ganz.neu»).
6
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 6 -
2. Installation des Programms
Vor der Installation sollten Sie in jedem Fall eine Sicherungskopie der
Programmdiskette erstellen. Zu diesem Zweck legen Sie die Originaldiskette
(Schreibschutz nicht vergessen) in Laufwerk A und geben dann den folgenden
Befehl ein:
diskcopy a: a:«ENTER»
Befolgen Sie anschließend die weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm.
a) Installation auf Festspeicherplatte
ACHTUNG: Bei einer Installation werden evtl. bereits vorhandene Daten im
Verzeichnis C:EHO überschrieben.
Wenn Sie das Programm auf einer Festspeicherplatte installieren wollen und
keine bereits vorhandenen Daten übernommen werden sollen, müssen Sie
folgendermaßen vorgehen:
- Legen Sie die Programmdiskette in Laufwerk A
- Geben Sie dann "A: " ein
- Geben Sie anschließend "INSTALL " ein
- Das Programm wird dann automatisch auf der Festspeicherplatte
installiert. Der Computer meldet sich dann mit C:\>
- Geben Sie hinter dieser sogen. Promptmeldung
EHO
ein, damit das Programm gestartet wird.
7
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 7 -
b) Anpassung Prüf- an Vollversion bzw. Update
Wenn Sie bereits eine Prüfversion oder eine frühere Version von CTO EHO
installiert haben und die Daten behalten wollen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
- Führen Sie bitte zuerst eine Datensicherung durch.
- Legen Sie die Programmdiskette in Laufwerk A
- Geben Sie dann "A: " ein
- Geben Sie anschließend "KOPY " ein
- Das Programm wird dann automatisch auf der Festspeicherplatte
installiert. Der Computer meldet sich dann mit C:\>
- Geben Sie hinter dieser sogen. Promptmeldung
EHO
ein, damit das Programm gestartet wird. Anschließend erscheint eine
Meldung, daß Sie mit «F10» eine Anpassung der Daten vornehmen können.
Befolgen Sie dann die Meldungen auf dem Monitor.
c) Installation auf Disketten
Von einer Arbeit mit Disketten ist wegen des benötigten Speicherplatzes
abzuraten.
Die Datei CONFIG.SYS sollte die folgenden Anweisungen enthalten:
files=30 (mindestens 25)
buffers=30 (mindestens 20)
Ändern Sie die Datei entsprechend.
ACHTUNG: Bitte überprüfen Sie, ob in der Datei "CONFIG.SYS" bzw.
"AUTOEXEC.BAT" einer der folgenden Befehle enthalten ist: "fastopen",
"share", "fcbs" . Falls dies der Fall sein sollte, sollten Sie die ent-
sprechende Zeile löschen oder als Kommentar markieren, weil es ansonsten
evtl. zu Schwierigkeiten kommen könnte.
8
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 8 -
Starten Sie dann Ihren Computer neu.
3. Programm starten
Das Programm kann jedes Mal mit EHO
gestartet werden.
Achten Sie darauf, daß Sie das richtige Laufwerk aktiviert haben.
MACHEN SIE MÖGLICHST OFT (MINDESTENS EINMAL PRO WOCHE) EINE
SICHERHEITSKOPIE IHRER DATEN !!!
SIE KÖNNEN DAZU DIE OPTION <DATENSICHERUNG> IM HAUPTMENÜ AUSWÄHLEN
(Falls Ihre Festspeicherplatte ausfallen sollte)
9
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 9 -
4. Einführung
4.1. Die "Karteikästen" von CTO EHO
Dieses Kapitel mußten wir aus Platzgründen leider streichen. Im
Originalhandbuch ist dieses Kapitel natürlich enthalten.
HILFE !!
╔═════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ WICHTIG: ║
║ ║
║ Mit der Taste «F1 » kann in fast jedem Menü eine Hilfe auf ║
║ den Bildschirm geholt werden, die zumindest die wichtigsten║
║ Dinge des Programmteils, in dem Sie momentan arbeiten ║
║ wollen, erklärt. Diese Hilfe kann ergänzt oder verändert ║
║ werden. ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝
Wir wollen Ihnen anhand verschiedener Geschäfts - Vorgänge den Umgang mit
diesem Programm erleichtern.
12
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 12 -
Hier sehen Sie das Hauptmenü:
╒═╓─────────────────────────────────────────────────────────────────────────╖══╕
│▒║ CTO Software GmbH, Kapuzinergraben 38, 5100 AACHEN 22.07.91 ║▒▒│
│▒║ CTO EHO plus 2.0 12/1991 (C) CTO HGG Frei: KB 12526 ║▒▒│
│▒║ 11:55:28 ║▒▒│
│▒╙─────────────────────────────────────────────────────────────────────────╜▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓─────────────────────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Auftragserfassung ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Barverkauf ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Formular drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Zahlung erfassen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Lager ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Stammdaten ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Mahnungswesen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Umsatzstatistik ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Kontrolle, Auftrag ändern ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Installation, Formulare ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Reorganisation ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Ende ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙─────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Aufträge (Rechnungen / Angebote) erfassen
Im oberen Fenster sehen Sie rechts einige Angaben zu Ihrer Information:
Datum, Zeit und der freie Speicherplatz auf Ihrer Festspeicherplatte.
Wenn Sie hier die Taste «F1» für "Hilfe" drücken, erhalten Sie eine all-
gemeine Hilfe zur Tastatur und eine kurze Erläuterung der einzelnen
Menüpunkte.
Die Auswahl können Sie entweder über die Cursortasten vornehmen, indem Sie
eine Option anwählen und dann «ENTER» drücken, oder indem Sie den
Anfangsbuchstaben der Option eingeben. Eine kurze Erläuterung zu dem
jeweiligen Menüpunkt können Sie am unteren Bildrand sehen, wenn Sie mit
den Cursortasten durch das Menü laufen.
Alle weiteren Menüs sind ähnlich aufgebaut.
13
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 13 -
Sie können jetzt zunächst die programminterne Installation vornehmen, bei
der Sie Ihren Drukker festlegen, die Formulargetaltung für Rechnungen etc.
durchführen, bestimmte Voreinstellungen festlegen (z. Bsp. Skonto,
Mahnfrist, Fakturierungsart..). Für diesen Zweck steht im Programm der
Menüpunkt "Installation, Formulare" zur Verfügung. Sie können natürlich
auch zunächst mit dem Programm arbeiten ohne diese Installation
vorgenommen zu haben und erst zu einem späteren Zeitpunkt die
Einstellungen vornehmen, wenn Sie sich beispielsweise zunächst an das
Programm "gewöhnen" wollen. In diesem Fall können Sie beispielsweise
zuerst die Artikel und Leistungen, die Sie in Ihrem Sortiment haben,
erfassen. Wählen Sie dann die Option «L» (Lager) des Hauptmenüs.
Wenn Sie jetzt Ihre Artikel erfassen wollen, müssen Sie zunächst den Kenn-
buchstaben «L» eingeben oder diesen Menüpunkt mit den Cursortasten an-
steuern. Eine Zuordnung von Artikeln zu Lieferanten ist allerdings so
lange nicht möglich, wie Sie noch keine Lieferanten erfaßt haben.
4.2. Stammdaten erfassen
4.2.1. Das Lager - Menü
Anschließend erscheint dann das Menü zur Lagerverwaltung. Da Sie Artikel
erfassen wollen, müssen Sie hier die Option «3» wählen:
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓────────────LAGERVERVERWALTUNG─────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 1.........................Artikel suchen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 2................Alle Artikel durchgehen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 3....................Alle Artikel zeigen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 4...................Artikel neu erfassen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 5.....................Preisliste drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 6........................Inventur zeigen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 7.......................Inventur drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 8.................Bestellvorschlagsliste ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 9.........Bestellvorschlagsliste drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ A...............Artikeletiketten drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ B............................Warenzugang ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ C.........................Neukalkulation ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ D....................Bestellung erfassen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙───────────────────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Artikel nach Bestellnummer oder Bezeichnung suchen
Da Sie Artikel erfassen wollen, können Sie entweder die Kennzahl «3» (ohne
«ENTER») eingeben oder diesen Menüpunkt mit den Cursortasten ansteuern.
14
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 14 -
Auf dem Bildschirm sehen Sie ein leeres Formular zur Erfassung des
Artikels. Geben Sie jetzt in die hell unterlegten Felder alle Angaben ein
(hier mit * gekennzeichnet).
In diesem wie auch in den noch folgenden Formularen können Sie den Cursor
(Schreibmarke) mit den Pfeiltasten und mit den Tasten HOME und END
bewegen:
Links ein Zeichen zurück
rechts ein Zeichen vorwärts
hoch ein Feld zurück
runter ein Feld vorwärts
END Ende des Feldes
HOME Anfang des Feldes
Pg Dn Bearbeitung beenden
CTRL Y Zeile löschen
CTRL links Wort vor
CTRL rechts Wort zurück
CTRL T Wort rechts löschen
Die Taste PgDn hat dabei die Funktion eines Schalters:
Wenn Sie ein Formular ändern bzw. ausfüllen und in der unteren Zeile
lediglich Erläuterungen zum Ausfüllen bzw. Ändern des jeweiligen Formulars
stehen, dann sind Sie im
Eingabemodus .
Wenn Sie dann die Taste «PgDn» drücken, erscheint in der unteren Zeile ein
Untermenü (allerdings nicht bei der Neuerfassung eines Artikels oder einer
Adresse), dem Sie die Bedeutung und Wirkungsweise der dort angegebenen
Funktionstasten entnehmen können. Sie befinden sich dann im
Befehlsmodus.
Falls Sie wissen wollen, welche Artikelnummer Sie zuletzt vergeben haben
bzw. wie viele Artikel Sie bereits im Lager erfaßt haben, können Sie auch
für die Artikelnummer «1» eingeben.
15
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 15 -
╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ Artikel ändern ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Nummer :▒▒50357390 ▒▒▒▒▒Lieferant :▒290-3233 ▒▒▒Gruppe:▒sani ▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Bezeichnung:▒▒Badewanne, grün ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zusatz :▒▒1. Wahl ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zusatz :▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Einheit :▒▒▒▒Stück ▒▒▒▒▒▒Stückliste :▒▒▒▒▒▒▒▒▒N▒▒▒▒Provision :▒ 0.00▒║
║▒▒Eink.-Preis:▒▒▒▒▒ 240.00▒▒▒▒▒▒Best. akt. :▒▒▒▒▒▒▒▒▒J▒▒▒▒Preiseinh.:▒ 1▒║
║▒▒Aufschlag :▒▒▒▒▒▒▒ 119.30▒▒▒▒▒▒Bestand :▒ 10.00▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Nettopreis :▒▒▒▒▒ 526.32▒▒▒▒▒▒Mind.-Best.:▒▒▒▒▒▒ 3▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Bruttopreis:▒▒▒▒▒ 600.00▒▒▒▒▒▒Mehrwertst.:▒▒▒▒▒14.00▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Warenwert :▒▒ 2400.00▒▒▒▒▒▒Rabattfähig:▒▒▒▒▒▒▒▒▒J▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒VK.-Preis 2:▒▒▒▒▒ 545.00▒▒▒▒▒▒Aufschlag 2:▒ 99.20▒▒Netto 2:▒ 478.07▒▒▒║
║▒▒VK.-Preis 3:▒▒▒▒▒ 518.30▒▒▒▒▒▒Aufschlag 3:▒ 89.44▒▒Netto 3:▒ 454.65▒▒▒║
║▒▒Notiz :Artikel auf Sonderpreisliste III/91 ▒▒▒║
╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ F3 = Stückliste F6 = Lief. F7 = Kalkul. F8 = Löschen ESC = Ende║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Im Feld "Lieferant" tragen Sie - wenn gewünscht - die Nummer aus der
Adreßverwaltung ein, die der Lieferant erhalten hat. Bei Eingabe von «?»
werden alle Kunden und Lieferanten aus der Stammdatenverwaltung gezeigt,
die dann mit «F10» übernommen werden können. Dabei ist es empfehlenswert,
bei den Voreinstellungen im Bereich "Installation" eine Kennung anzugeben,
unter der die Lieferanten vermerkt sind.
In das Feld "Gruppe" können Sie die jeweilige Warengruppe des Artikels
eintragen. In unserem Beispiel haben wir "sani" für "Sanitärbereich"
eingetragen. Über diese Warengruppe ist dann eine Selektierung1 bei Listen
möglich.
In das Feld Bestand aktual. müssen Sie eintragen, ob der Artikel bei einem
Verkauf aus dem Lager abgebucht werden soll oder nicht. Wenn Sie
beispielsweise Arbeitsstunden in Rechnung stellen wollen, ist es natürlich
unsinnig, daß diese Arbeitszeit im Lager abgebucht wird. Aus diesem Grund
muß in das Feld dann auch «n» oder «f» eingetragen werden.
ACHTUNG: Falls Sie die Möglichkeit des Ausdrucks von Quittungen auf
einen Bondrucker nutzen wollen, beachten Sie bitte, daß nur jeweils die
ersten 20 Zeichen der Artikelbezeichnung beim Ausdruck berücksichtigt
werden kann. Zur Orientierung können Sie das "e" von "Lieferant" im der
Maske benutzen.
____________________
1 Auswahl von Datensätzen (z. Bsp. Artikel) nach vorgegebenen Merkmalen
16
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 16 -
Falls der Artikel aus dem Lager abgebucht werden soll, muß auch das Feld
Bestand ausgefüllt werden. Sollte der Bestand nicht auf Lager sein,
brauchen Sie hier nur «0» eintragen.
Das Feld "Stückliste"2 bietet die Möglichkeit, Artikel zu berücksichtigen,
die aus verschiedenen Bauteilen bestehen, wobei der Lagerbestand dieser
Artikel bei einer Auftragserfassung entsprechend aktualisiert wird.
In das Feld "Provision"3 können Sie eintragen, welchen Provisionssatz Sie
einem Vertreter einräumen können. Eine Provisionsauswertung können Sie
dann im Bereich "Statistik" vornehmen.
Das Feld "Preiseinheit"4 ist vor allen Dingen insofern interessant, weil
hier Artikel eingetragen werden können, bei denen der Preis beispielsweise
per 1000 kalkuliert wird.
Beispiel: Der Preis für 1000 Ösen beträgt DM 4,58. In diesem Fall wird
in das Feld "Preiseinheit" "1000" eingetragen. Werden jetzt bei der
Auftragserstellung beispielsweise 1255 Ösen verkauft, dann wird
automatisch der Preis berecnet: 1255/1000*4,58=5,75. Der Preis wird dann
auch automatisch gerundet.
Wenn der aktuelle Bestand den in dem Feld "Mindestbestand" eingetragenen
Wert unterschreitet, erscheint der Artikel auf der Bestellvorschlagsliste.
Vergessen Sie nicht, auch eine Angabe zum Punkt "rabattfähig " zu machen:
Diese Angabe ist später bei der Rechnungsschreibung von Bedeutung.
Wenn Sie «n» eingeben, wird auf diesen Artikel kein Rabatt berechnet,
ansonsten wird ein Rabatt gewährt, wenn Sie bei der Rechnungsschreibung
Rabatt gewähren wollen. Wenn Sie also meinen, daß Sie auf den eingegebenen
Artikel Rabatt geben können, dann tragen Sie in das Feld "rabattfähig" «j»
ein. Sie brauchen dabei nicht zu befürchten, daß jetzt jedes Mal, wenn Sie
in einer Rechnung diesen Artikel erfassen, automatisch Rabatt gewährt
wird.
Nur wenn Sie die Frage bei der Rechnungsschreibung, ob der Kunde Rabatt
erhält, entsprechend beantworten, dann wird auf diesen Artikel Rabatt
angerechnet.
Wenn Sie in dieses Feld «n» für nicht rabattfähig eintragen, dann bekommt
der Kunde auf diesen Artikel auch dann keinen Rabatt, wenn Sie die o.g.
Frage mit «j» (für "ja") beantwortet haben.
Zusätzlich können bei jedem Artikel noch zwei weitere Verkaufspreise
eingegeben werden. Bei Eingabe dieser (Brutto-)Preise wird automatisch der
entsprechende Aufschlag auf der Grundlage des Netto- und Einkaufspreises
berechnet.
Außerdem können Sie weitere Informationen in das Feld "Notiz" eintragen.
____________________
2 Dieses Feld steht nur in der erweiterten Version zur Verfügung.
3 Dieses Feld steht nur in der erweiterten Version zur Verfügung.
4 Dieses Feld steht nur in der erweiterten Version zur Verfügung.
17
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 17 -
Auf eine weitere Besonderheit möchten wir an dieser Stelle ebenfalls
hinweisen: In einigen Feldern sind schon bestimmte Vorgaben eingetragen,
weil wir annehmen, daß diese Voreinstellung in der Regel Ihren Wünschen
entspricht.
Ein Beispiel sehen Sie in dem Formular: Bei "rabattfähig" ist schon «F»
eingetragen, da wir annehmen, daß Ihre Artikel in vermutlich den meisten
Fällen nicht rabattfähig sind.
Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dann brauchen Sie nur in dieses
Feld «j» einzugeben, ansonsten brauchen Sie gar nichts zu tun.
Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, fehlen noch die Preise, die
zunächst kalkuliert werden müssen. Nachdem Sie das Feld "Rabattfähig"
ausgefüllt haben, erscheint in der oberen rechten Ecke des Bildschirms das
Kalkulationsfenster (Sie sind immer noch im Eingabemodus):
In diesem Fenster können in unterschiedlicher Art Preise kalkuliert
werden: Eingabe
Einkaufs- und Nettopreisergibt Aufschlag u. Bruttopreis
Einkaufs- und Bruttopreis ergibt Aufschlag u. Nettopreis
Einkaufspreis und Aufschlag ergibt Netto- u. Bruttopreis
Dabei sollten Sie beachten, daß die Felder, die berechnet werden sollen,
möglichst 0 enthalten sollen.
Beispiel:
╔═════════════Kalkulation══════════════╗
║ ║
║ Eink.-Preis: 240.00 ║
║ Aufschlag : 119.30 ║
║ Nettopreis : 526.32 ║
║ Mehrwertst.: 14.00 ║
║ Bruttopreis: 600.00 ║
║ ║
║──────────────────────────────────────║
║ Stück- und/oder Bruttopreis eingeben ║
╚══════════════════════════════════════╝
Die Badewanne kostet im Einkaufspreis DM 240,-. Geben Sie also diesen
Preis bei Eink.-Preis ein. Angenommen, Sie haben sich vorgestellt, daß die
Badewanne 600.00 brutto kosten soll, dann geben Sie diesen Preis bei
Bruttopreis ein und drücken dann ENTER.
Sie sehen dann, daß der Nettopreis (526.23) automatisch berechnet wird.
Allerdings beträgt Ihre Gewinnspanne (Aufschlag), die ebenfalls automa-
tisch ermittelt wird, nur 119.30%. Da Sie eigentlich 100% an der Badewanne
verdienen wollten, nehmen Sie die Möglichkeit zur Neukalkulation in
Anspruch, indem Sie ENTER oder «j» drücken.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 18 -
Hier haben wir ein Beispiel dafür, daß wir Ihnen schon einen bestimmten
Vorschlag für die Beantwortung machen. Bei fast allen Fragen, die während
der Bearbeitung gestellt werden, schlägt das Programm eine bestimmte
Antwort vor. Wenn Sie dann mit dieser Antwort (im Beispiel würde das
bedeuten, daß Sie den Preis noch einmal kalkulieren wollen) einverstanden
sind, dann bestätigen Sie dies, indem Sie die ENTER - Taste drükken.
Ansonsten müssen Sie sich ansehen, welche Antwort außerdem zugelassen ist
(im Beispiel «n») und die entsprechende Antwort eingeben.
Geben Sie jetzt den Einkaufspreis (240.-) ein, drücken Sie ENTER, geben
Sie dann als Aufschlag 100 ein und löschen Sie den Bruttopreis, indem Sie
0 eingeben. Wenn Sie jetzt «PgDn» für "weiter" drücken, sehen Sie, daß
dann ein Bruttopreis von DM 547.20 berechnet wird.
Um jetzt nicht so einen unattraktiven Preis anbieten zu müssen, überlegen
Sie sich, daß wohl ein Bruttopreis von 549.90 vernünftig wäre, damit Sie
auch konkurrenzfähig bleiben. Also tragen Sie beim Bruttopreis 549.90 und
beim Einkaufspreis 240 ein. Wenn Sie jetzt wieder «Pg Dn» drücken, dann
wird wieder automatisch der entsprechende Aufschlag berechnet.
Der mögliche Prozentsatz bei der Mehrwertsteuer richtet sich nach dem
Eintrag in der Installation. Sie können dieses Feld nicht eher verlassen,
bis Sie einen Prozentsatz eingegeben haben, den Sie in der Installation
eingegeben haben. Zusätzlich können Sie auch noch 0 eingegeben.
Da dieser Preis zufriedenstellend ist, soll keine Neukalkulation mehr
erfolgen (auf die Frage "Wiederholen?" «n» eingeben) und die Daten sollen
übernommen werden («j» oder «ENTER» eingeben). Wenn Sie sich überlegt
haben, daß bei einem Artikel, den Sie bereits vorher kalkuliert haben,
(d.h. die Preise sind schon im Formular eingetragen) die alte Kalkulation
besser war, als die, die Sie gerade durchgeführt haben, dann müssen Sie
hier «n» eintragen.
ACHTUNG: Falls Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, geben Sie beim
Nettopreis den Verkaufspreis und bei Mehrwertsteuer «0» ein. In diesem
Fall wird dann der Netto- und Bruttopreis gleich gesetzt.
Anschließend können Sie mit
a) «F5» : die Artikeldaten kopieren, um nur kleinere Änderungen für
den
nächsten neu einzugebenden Artikel vorzunehmen,
b) «F10»: einen neuen Artikel mit leerer Maske eingeben,
c) «ESC»: die Artikeleingabe abbrechen.
Nachdem Sie diese Artikel erfaßt haben, verlassen Sie die Artikel-
neueingabe mit «ESC».
19
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 19 -
Sie sind anschließend wieder im Menü "Lager" und können sich bei-
spielsweise die von Ihnen eingegebenen Artikel ansehen, indem Sie die
Option "Alle Artikel durchgehen " wählen.
Diese Option bietet sich besonders an, wenn man Bezeichnungen und Preise
unterschiedlicher Artikel sehen und evtl. verändern möchte.
Die Artikel sind hier alphabetisch geordnet. Sie befinden sich im
Eingabemodus. Wenn Sie den nächsten Artikel sehen wollen, dann müssen Sie
die Taste «PgDn» drücken. Dann erscheint das folgende Untermenü und Sie
befinden sich im Befehlsmodus:
╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ F3 = Stückliste F6 = Lief. F7 = Kalkul. F8 = Löschen ESC = Ende║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Sie können dann beispielsweise mit der Taste «PgDn» zum nächsten Artikel
blättern oder wenn Sie mit der Kalkulation nicht zufrieden waren, mit der
Taste «F7» das Kalkulationsfenster öffnen und nachkalkulieren.
Mit der Taste «F8» können Sie Artikel löschen.
Wenn Ware geliefert wird, können Sie den Artikelbestand aktualisieren
lassen, indem Sie die Taste «F6» drücken. Wenn Sie in den
"Voreinstellungen" - Seite 1- ein Codewort für Lagerzugang eingegeben
haben, werden Sie anschließend nach dem Codewort gefragt. Geben Sie
dann in der Meldungszeile die eingegangene Stückzahl und den
Gesamtpreis eingeben. Aus diesen Angaben werden dann automatisch die
neuen Preise berechnet. Diese Möglichkeit der Erfassung ist allerdings
nur zu empfehlen, wenn Sie wenige Artikellieferungen vorliegen haben.
Bei größeren Lieferungen sollten Sie den Menüpunkt "Warenzugang" (vgl.
Lagerverwaltungsmenü) wählen.
ACHTUNG: Wenn Sie nicht wollen, daß Preise und Kalkulationsfaktor auf
der Grundlage eines evtl. geänderten Einkaufspreises neu kalkuliert
werden, dann geben Sie bei Gesamtpreis «0» ein. In diesem Fall wird
lediglich der Bestand und der Warenwert neu berechnet.
Mit der Taste «F3»5 können Sie ein Stückliste zusammenstellen.
Beispiel: Ein Computerhändler verkauft einen AT 386 - Computer, der aus
folgenden Bauteilen (der Einfachheit halber) besteht: Gehäuse, 1,2 MB-
Laufwerk, 1,44 MB-Laufwerk, 40 MB-Festplatte, Monitor.
____________________
5 Diese Option steht nur in der erweiterten Version zur Verfügung.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 20 -
Wenn Sie in der Artikelmaske die Taste «F3» drücken, gelangen Sie - falls
Sie bei "Stückliste" "J" eingetragen haben - in die Stückliste. Diese
Stückliste besteht aus zwei Informationen:
a) Der Artikelnummer des jeweiligen Bauteils. (ST_NUM)
b) Der Anzahl, die benötigt wird. (ST_STCK)
Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten: Mit
«F3» rufen Sie die Artikelliste auf,
«F5» legen Sie einen neuen Eintrag an,
«F8» wird ein Eintrag gelöscht,
«ENTER» können Sie eine Artikelnummer oder Menge eintragen,
«ESC» erfolgt eine Rückkehr in die Artikelmaske,
«ALT» «K»können Sie kalkulieren, wie hoch der Gesamteinkaufspreis ist.
Wenn Sie im Eingabemodus sind, können Sie die Artikelliste mit «1»
aufrufen und wie gewohnt mit der Taste «F10» die gewünschte Artikelnummer
übertragen.
Im Eingabemodus bleiben Sie solange, bis Sie eine vorhandene Artikelnummer
eingetragen haben.
Bei der Auftragserfassung wird dann der Bestand bei den Artikeln in der
Stückliste entsprechend aktualisiert, wenn bei dem jeweiligen Artikel bei
"Aktualisierung" "J" eingetragen ist.
Beispiel:
╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ╓─────────────────────────[ Stückliste ]─────────────────────────╖ ║
╚══════║ ST_NUM ST_STCK ║══════╝
║▒▒▒▒▒▒║══════════════════════════════════╤═════════════════════════════║▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Numm║ 222222 │ 1.00 ║ ▒▒║
║▒▒▒▒▒▒║ 9783887457167 │ 1.00 ║▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Beze║ 12345 │ 1.00 ║▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zusa║ 111111 │ 1.00 ║▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zusa║ 11111111 │ 1.00 ║▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒║ │ ║▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Einh║ │ ║ 0.00▒║
║▒▒Eink╙─ESC:Abbr.;ENTER:Ändern;F3:Liste;F5:Neu;F8:Löschen;ALT K:Kalk.──╜ 1▒║
Nummer Artikel Zusatz
══════════════╤════════════════════════════════╤════════════════════════════════
111111 │ Desktop-Gehäuse │
11111111 │ 40 MB-Laufwerk │
121212 │ Druckknöpfe │
12212 │ Schulung │
123444 │ Ösen │
1234444 │ Sicherheitsnadeln │
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ESC: Abbrechen; ENTER: Felder ändern; F8: Ordnung; F10: Übernahme │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 21 -
ACHTUNG: Wenn Sie in einer Stückliste zusätzlich einen Artikel, der
ebenfalls mit Stückliste gekennzeichnet ist, vorgesehen haben, wird bei
diesem Artikel nicht der Artikelbestand aktualisiert. Daher sollten Sie
in einer Stückliste möglichst nur Artikel vorsehen, die nicht als
Stücklistenartikel gekennzeichnet sind.
Der Artikelbestand der Einzelteile wird jeweils bei der Erfassung der
Lieferung bzw. Warenzugang entsprechend aktualisiert. Bei der
Auftragserfassung wird dann nur noch der Artikelbestand des
Stücklistenartikels aktualisiert
Mit der Taste «ESC» im Befehlsmodus verlassen Sie wieder diese Bearbei-
tungsmöglichkeit.
Angenommen, Sie haben sich bei dem Zusatz für die Artikelnummer 9100
geirrt: Sie wollten eigentlich "1. Wahl" eingeben, dann wechseln Sie ins
Menü "Lagerverwaltung", wählen die Option "Artikel suchen". Hier können
Sie nach der Artikelnummer, der Bezeichnung oder einem Lieferanten suchen.
Achten Sie allerdings darauf, daß das eingegebene Kürzel möglichst so
genau ist, daß Sie den Artikel auch sofort gezeigt bekommen:
Wenn Sie beispielsweise in Ihrem Sortiment auch den Artikel "Waschschüs-
sel" haben, dann müssen Sie zumindest "waschb" eingeben, damit der ge-
suchte Artikel eindeutig gefunden werden kann. Ansonsten müssen Sie so
lange weiterblättern, bis Sie den Artikel gefunden haben. Wenn Sie eine
Kurzbezeichnung eingeben, sind die Artikel alphabetisch geordnet, bei
Eingabe einer Artikelnummer sind die Artikel nach Bestellnummern geordnet
und bei Eingabe eines Lieferanten sind die Artikel nach Lieferanten
geordnet. (Sie können übrigens - wie wir am Beispiel bereits gezeigt haben
- das Kürzel in Kleinbuchstaben eingeben.)
Gehen Sie anschließend in die entsprechende Zeile und ersetzen Sie die "2"
durch "1" und drücken Sie dann «PgDn».
Wenn Sie diesen Programmteil verlassen wollen, müssen Sie wiederum die
Taste «ESC» im Befehlsmodus drücken. Alle Änderungen, die Sie gemacht
haben, werden dabei jeweils gespeichert. Allerdings werden Sie das kaum
bemerken, außer an den Korrekturen.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 22 -
Wenn Sie mal die Artikelliste kurz überblicken wollen, können Sie das mit
der Option "Alle Artikel zeigen " erreichen. Dann werden die ersten
Artikel aufgelistet.
In der Artikelliste können Sie die Cursortasten und die Tasten
«PgDn» - Seite runter
«PgUp» - Seite hoch
«CTRL PgDn» - Ende der Liste
«CTRL PgUp» - Anfang der Liste
«F10» - Artikelbezeichnung oder Zusatz bearbeiten
benutzen. Mit «ESC» können Sie die Artikelliste verlassen.
Ein Ausdruck der Artikelliste (Preisliste) ist komplett oder teilweise und
dabei entweder nach Artikelnummer, -bezeichnung oder dem Lieferanten
geordnet möglich. Dies gilt ebenfalls für die Bestellvorschlagsliste.
Bei der Inventur können Sie wahlweise eine Ausgabe mit oder ohne
Nullbestände erhalten.
Bei der Auswahl "Artikeletiketten drucken" können Sie Aufbau und Größe
Ihrer Etiketten selber bestimmen und verschiedene Formate vorsehen:
╒════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 08:22
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒╓Auswahl─────────────╖▒▒▒╓Etiketten:──╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒║Vorlage wählen ║▒▒▒║ETIKETT.ETI ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒║Ändern Etikett ║▒▒▒║TEST.ETI ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒║Neu erstellen ║▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒║Prüfe Etikett ║▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒║Kein Etikett ║▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒╙────────────────────╜▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Vorhandene Etikettenvorlage ändern
23
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 23 -
Die Menüpunkte im einzelnen:
Vorlage wählen Auswahl einer Etikettenvorlage (in unserem Beispiel
"ETIKETT.ETI" oder "TEST.ETI")
Ändern Etikett Etikettenformat ändern
Neu erstellen Etikettenformat neu erstellen
Prüfe Etikett Etikettenformat auf (Syntax-)Fehler prüfen, z.
Bsp.
Feldname falsch geschrieben
Kein Etikett Programmpunkt verlassen
Nachfolgend zeigen wir Ihnen ein Beispiel eines Etikettenformats:
╒═══════════════════════════════════════════════════════════ ════════ 08:23
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒╓───────────────────────────────────────────────────────────────────────────╖│
│▒║ ╓───Auswahl Felder────╖ ║│
│▒║ ║NUMMER ║ ║│
│▒║─Etikettenvorlage:────────║ARTIKEL ║──────────────────────────║│
│1║#nummer# #artikel# ║ZUSATZ ║ ║│
│2║ #zusatz# ║ZUSATZ1 ║ ║│
│3║--------------------------║EINHEIT ║--- ║│
│4║Preis: DM #brutto# ║PREIS_STCK ║ ║│
│5║ ║KALK_FAKT ║ ║│
│6║ ║NETTO ║ ║│
│▒╙──────────────────────────║BRUTTO ║──────────────────────────╜│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║MWST ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║MIT_RABATT ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║MIT_MENGE ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║WERT ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║BESTAND ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║MINDBEST ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║LIEFERANT ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║LA_NOTIZ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙──Zurück mit «ESC»───╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Feldliste einsehen mit «F4»
Das halb verdeckte Fenster enthält die Informationen, die als Etikett
gedruckt werden sollen: Feldnamen wie z. Bsp. «nummer» für Artikelnummer
werden durch ein Doppelkreuz (#) begrenzt, ansonsten können Sie zusätzlich
freien Text eingeben, wie z. Bsp. "DM" oder "Preis". Mit der Taste «F4»
können Sie sich die Feldliste ansehen, die Bedeutung der Feldnamen können
Sie dem Anhang entnehmen. Bei der Etikettenvorlage können maximal 6 Zeilen
beschrieben werden. Beim Ausdruck geben Sie dann über den Vorschub
zwischen den Etiketten die Größe an.
24
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 24 -
TIP: Beim Druck von Etiketten werden leere Zeilen (im o.g. Beispiel die
Zeilen 4 und 5) ignoriert. Wenn "leere" Zeilen gedruckt werden sollen,
dann geben Sie das ASCII-Zeichen 255 ein: Halten Sie die «ALT»-Taste
gedrückt und tippen Sie auf dem numerischen Block hintereinander «2»,
«5», «5» ein und lassen Sie dann die «ALT»-Taste wieder los. Der Cursor
springt dann 1 Zeichen nach rechts. Dieses "unsichtbare" Zeichen wird
beim Ausdruck nicht gedruckt und als Ergebnis erhalten Sie eine
Leerzeile beim Druck.
Der Menüpunkt "Warenzugang" dient in erster Linie dazu, größere
Lieferungen zu erfassen und bietet zusätzlich die Möglichkeit, ent-
sprechende Etiketten zu drucken.
Die Bedienung ähnelt dabei grundsätzlich der Benutzerführung in der
Auftragserfassung.
Bei der Neukalkulation, die ebenfalls durch Codewort geschützt ist, kann
eine prozentuale Änderung der Preise (alle oder teilweise) vorgenommen
werden. Allerdings sollte dieser Menüpunkt aus verständlichen Gründen mit
Vorsicht eingesetzt werden, da eine Korrektur relativ aufwendig wäre.
╒═══════════════════════════════════════════════════════════ ════════ 08:27
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│╓─Kalkulation für:────────────╖▒▒▒▒▒▒▒╓─Bereich:──────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│║ EK-Preis ║▒▒▒▒▒▒▒║ Komplett ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│║ Bruttopreis ║▒▒▒▒▒▒▒║ Teilweise ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│║ Alle Preise ║▒▒▒▒▒▒▒╙───────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│╓─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╖
│║Von Nummer: 10000 ...bis Nummer: 20000 ║
│╙─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╜
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓─────────────────────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Prozentsatz: 10 . ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙─────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Neuberechnung Brutto, Netto, Kalk.-faktor, EK-Preis
25
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 25 -
Die Option "Bestellung erfassen"6 dient dazu, Bestellungen auf der
Grundlage der Artikel- und Lieferantendaten zu erfassen.
Zunächst müssen Sie die Kopfdaten eingeben, wobei allerdings bestimmte
Vorgaben bereits gemacht worden sind. Wahlweise können Bestellungen mit
oder ohne Preis und Artikelnummer gedruckt werden. Bei der Überschrift
("BESTELLUNG"), die ebenfalls geändert werden kann, können Sie wie gewohnt
angeben, ob der Text normal oder breit gedruckt werden soll.
Anschließend erscheint ein Fenster mit einem Eingabefeld für den
Lieferanten. Mit "?" können Sie sich eine Liste der Lieferanten (alle
Adressen, die mit einer Kennung versehen sind, die speziell für
Lieferanten verwendet wird - vgl. Voreinstellungen) auf den Monitor holen
und mit «F10» den gewünschten Lieferanten auswählen. Sie können
selbstverständlich auch die Lieferantennummer direkt eingeben.
Beispiel für Bestellvorgang:
╓──────────────────────────────Bestellung drucken──────────────────────────────╖
║ ║
║ Auftragsdatum bestätigen oder ändern : 24.07.91 ║
║ Nummer eingeben : ║
║ Ausdruck mit Preis : J ║
║ Ausdruck mit Bestellnummer : J ║
║ ║
║ Kopf/Fuß/Überschrift Bestellung: ║
║ Wir bestellen folgende Artikel: ║
║ ║
║ BESTELLUNG B ║
║ ║
║ ┌────────────Lieferantennummer eingeben: (Liste mit «?»)──────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ │ ║
║ │ │ ║
║ │ │ ║
║ │ │ ║
║ │ │ ║
╙────└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘───╜
____________________
6 Diese Option steht nur in der erweiterten Version zur Verfügung.
26
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 26 -
Danach erscheint eine Eingabemaske für die Bestellung, die Sie wie bereits
von der Auftragserfassung gewohnt ausfüllen müssen. Dabei wird jeweils die
Artikelnummer und die bestellte Menge eingegeben.
ACHTUNG: Die Daten für die Bestellung werden nicht gespeichert, so daß
eine nachträgliche Korrektur nicht möglich ist. Der Druck erfolgt sofort
nach Ausfüllen der Eingangsmaske.
TIP: Wenn Sie den Bestellvorgang lieber noch kontrollieren wollen,
empfehlen wir Ihnen, die Druckerumleitung (Aufruf mit «ALT» «F5») in
Anspruch zu nehmen und den Druck zunächst in eine Datei umzuleiten.
Verlassen Sie jetzt das "Lager" - Menü, indem Sie die «ESC»-Taste drücken.
27
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 27 -
4.2.2. Das Stammdaten - Menü
Wahrscheinlich wird es bei Ihnen häufiger vorkommen, daß bestimmte
Adressen (z.B. Stammkunden oder Lieferanten) immer wieder auftauchen.
Aus diesem Grund haben wir in das Programmpaket CTO EHO eine sehr
komfortable Adressverwaltung eingebaut. Wenn Sie also einen Namen ge-
speichert haben, dann ist die Erfassung dieser Adresse beispielsweise für
eine Rechnung nur noch Sekundensache.
Darüberhinaus ist die Benutzerführung in der Adressverwaltung sehr ähnlich
zu der Benutzerführung in der Lagerverwaltung.
Damit Sie sich in Zukunft sehr viel Arbeit ersparen, ist es sinnvoll, wenn
Sie all die Adressen, die Sie häufiger benötigen, speichern:
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓────────────ADRESSVERVERWALTUNG─────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 1.........................Adresse suchen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 2...............Alle Adressen durchgehen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 3........................Adressen zeigen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 4...................Adresse neu erfassen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 5....................Adressen-Druck-Menü ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 6............Adressen für Textverarbeit. ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 7.......................Textverarbeitung ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 8..............Anzahl Adressen / Kennung ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 9..........................Wiedervorlage ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙────────────────────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Adresse nach Namen, Postlz. oder Ort suchen
Zunächst steht auch hier wieder die Neueingabe von Adressen an.
28
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 28 -
Wählen Sie daher die Option "Adresse neu aufnehmen ".
Anschließend erscheint das Adress - Formular :
╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ Neue Adresse(n) erfassen ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Anrede:▒▒▒▒Firma ▒▒▒▒▒Kennung:▒▒lief ▒▒▒▒Nummer :▒S90-3938 ▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒Debi./Kred:▒K70100▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Vorname:▒▒▒ ▒▒▒▒1. Kontakt:▒22.07.91▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Name :▒▒▒Badewannen - Fix ▒▒▒▒Kontakt :▒22.07.91▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zusatz :▒▒▒Abteilung Einkauf ▒▒▒▒Rabatt :▒ 0.00▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zusatz :▒▒▒z. Hd. Herrn Fischer ▒▒▒▒Preiskenn.:▒1▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Straße :▒▒▒Theaterstr. 456 ▒▒▒▒Umsatz :▒ 0.00▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒PLZ:▒▒▒▒▒▒▒4321 ▒▒▒▒▒▒Ort:▒Großenkneten ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Telefon:▒▒▒007-123234 ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒Telefax :▒007-223223 ▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Bemerkung:▒Badewannenhersteller ▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒║
╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ F7 = Etikett drucken F10 = Nächste Adresse ESC = Zurück zum Adressmenü║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Das Feld "Kennung" ist für die Selektion von Adressen beim Ausdruck oder
der Ausgabe auf dem Bildschirm interessant, die wir anhand eines Beispiels
gleich erläutern werden.
Die Kunden- bzw. Lieferantennummer kann sowohl für Kunden als auch für
Lieferanten verwendet werden und wird auf Einmaligkeit geprüft.
ACHTUNG: Die Kunden- bzw. Lieferantennummer wird automa-
tisch erhöht. Da es sich bei dieser Nummer um ein alphanu-
merisches Feld handelt (d.h. es können Ziffern und Buch-
staben eingegeben werden), wird bei einer neuen Nummer das
nächste Zeichen in der ASCII - Tabelle vorgeschlagen.
Wenn das letzte Zeichen keine Zahl ist, erscheint aller-
dings eine entsprechende Warnung.
BEISPIEL:
Die letzte Kundennummer war «109»
Die nächste Kundennummer ist dann «10:»
Dies sollten Sie beachten und falls gewünscht ändern.
In das Feld "Debitor/Kreditor" können Sie eine Debitoren- bzw.
Kreditorennummer eintragen. Ein Eintrag ist insbesondere dann notwendig,
wenn zusätzlich unser Programm CTO FIBU eingesetzt wird.
29
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 29 -
Das Feld "Vorname" ist in diesem Fall leer geblieben und wird auch bei den
verschiedenen Möglichkeiten, Adressen auszudrucken, nicht berücksichtigt.
Bei der Erfassung einer neuen Adresse wird automatisch in das Feld
"1.Kontakt" das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Bei jeder Auf-
tragserfassung für diesen Kunden wird in das Feld "Kontakt" automatisch
das aktuelle Tagesdatum eingetragen, so daß Sie immer eine Kontrolle
haben, wann ein bestimmter Kunde bei Ihnen zuletzt etwas gekauft hat.
Der "Rabattsatz" wird bei der Rechnungsschreibung automatisch vorge-
schlagen.
In das Feld "Preiskenn." müssen Sie eintragen, welcher Verkaufspreis für
diesen Kunden bei einer Auftragserfassung zu berücksichtigen ist (vgl.
"Lagerverwaltung").
Bei jeder Zahlungserfassung wird automatisch der bisherige "Umsatz" des
Kunden berechnet.
Die Bemerkung eignet sich insbesondere für Dinge, die Ihnen im Zu-
sammenhang mit der Person oder Firma wichtig erscheinen (z.Bsp. Kontakt-
person, ausgehandelte Rabattsätze), die für Sie bei der Rechnungsschrei-
bung evtl. interessant werden können. Wenn Sie keine Bemerkung notieren
wollen, dann können Sie genau wie bei der Lagerverwaltung die Taste «PgDn»
drücken und Sie befinden sich im Befehlsmodus.
Anschließend taucht ein Feld auf, in dem Sie die Bankverbindung eintragen
können.
Wenn Sie die Adressenkarte ausgefüllt haben, können Sie mit
a) «F7» :ein Etikett drucken,
b) «F10»:die nächste Adresse erfassen,
c) «ESC»:die Bearbeitung abbrechen.
Hier bieten sich jetzt schon verschiedene Möglichkeiten an:
Sie können beispielsweise die eingegebenen Adressen als Telefonliste (mit
Name, Vorname und Telefonnummer), als Adressliste oder als Etiketten
ausdrucken lassen.
Wir möchten Ihnen diese Möglichkeiten anhand eines Beispiels zeigen:
Wählen Sie im Adressen - Menü die Option «5» (Adressen - Druck - Menü)
30
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 30 -
Dann erscheint das folgende Menü:
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓────Adressen - Druck - Menü──────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Adressliste ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Telefonliste ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Etiketten ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Serienbrief ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║─────────────────────────────────║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Alle Adressen ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Postleitzahl ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Kennung ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ Freie Auswahl ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙─────────────────────────────────╜░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Wenn man im oberen Bereich «Telefonliste» und im unteren Bereich
«Postleitzahl» eingibt, erscheint das folgende Bild:
╔════════════════════════Telefonliste drucken═════════════════════════╗
║ ║
║Bitte PLZ der Daten eingeben, die ausgedruckt werden sollen: «5100» ║
║ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Eine Besonderheit stellt die Serienbrieffunktion dar:
Angenommen Sie wollen an Ihre Kunden (Kennung «k») einen Serienbrief
schicken, dann können Sie das folgendermaßen erreichen:
- Geben Sie im oberen Menü «Serienbrief» und im unteren Menü «Kennung»
ein.
- Anschließend wählen Sie den Text aus, der als Serienbrief verwendet
werden soll. Der Text sollte - falls nicht ein allgemeines Schreiben
gewünscht wird - «SG» enthalten, damit die Grußformel automatisch
eingefügt werden kann.
31
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 31 -
Dann erscheint im oberen rechten Teil des Monitors die erste Adresse, für
die ein Serienbrief gedruckt werden könnte. Zusätzlich können Sie aber
noch weiter auswählen: Mit
«PgDn» blättern Sie zur nächsten Adresse
«PgUp» blättern Sie zur vorherigen Adresse
«F10» bestätigen Sie den Druck mit dieser Adresse
«ESC» brechen Sie die Serienbriefverarbeitung ab.
Auf diese Weise können Sie die Serienbriefverarbeitung beliebig steuern.
Sehr komfortabel ist auch der Menüpunkt "Adresse suchen". Sie können nach
verschiedenen Kriterien suchen lassen: Name, Postleitzahl, Ort, Kennung
und Spezialsuche.
Wir wollen uns alle Daten von Kunden, die in Köln wohnen, ansehen. Gehen
Sie dann folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü "Adresse suchen"
- Wählen Sie die Menü - Option "Suchen nach Ort" (3)
(dann erscheint die Aufforderung, den gesuchten Wohnort einzugeben)
- Geben Sie «Köln» ein
- Anschließend erscheint die erste Adresse eines Kunden, der in Köln
wohnt.
Ihre Adressdatei ist jetzt nach dem Wohnort sortiert.
Die weiteren Möglichkeiten im Kurz - Überblick:
«F2»: eine zusätzliche "Notiz eintragen oder ansehen"
«F3»: Adresse für Wiedervorlage vormerken
«F4»: Bankverbindung ändern bzw. eintragen
«F7»: Ausdruck eines Etiketts für die gezeigte Adresse
«F8»: Adresse löschen
Wenn Sie nach einem Kriterium suchen wollen, daß nicht als Suchoption
angeboten wird, dann steht Ihnen die Spezialsuche zur Verfügung.
BEISPIEL: Sie suchen einen Wiederverkäufer, der mindestens 30%
Händlerrabatt erhält.
Sie wählen in der Adressverwaltung den Punkt "Adresse suchen", und
anschließend den Punkt "Spezialsuche". Auf dem Monitor erscheint dann die
folgende Maske.
32
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 32 -
Da Sie nur eine Bedingung für Ihre Suche brauchen, wählen Sie bei "Klammer
auf?" «nein» aus. Eine Klammersetzung ist grundsätzlich nur notwendig,
wenn Sie mehrere Bedingungen verknüpfen wollen. In dem mittleren Fenster
sehen Sie später die Bedingung im Klartext und im unteren Fenster können
Sie erkennen, wie Ihre Bedingung programmintern umgesetzt wird (dBase-
Syntax).
╔══Klammer auf ?═══╗
║nein ║
║ja ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
╚══════════════════╝
┌Bedingungen:─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌Filterbedingung:─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Klammersetzung bei Verknüpfung von Bedingungen │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Anschließend erscheint auf dem Monitor ein Fenster mit den ersten 7
Feldern der Adressendatei. Mit den Cursortasten können Sie weiter nach
unten fahren und sehen dann weitere Felder der Adressendatei. Die
Bedeutung der einzelnen Felder können Sie dem Anhang entnehmen.
╔══Auswahl Felder══════════════════════╗
║ANREDE ║
║KENNUNG ║
║VORNAME ║
║NAME ║
║NAME_2 ║
║NAME_3 ║
║STRASSE ║
║PLZ ║
╚══════════════════════════════════════╝
33
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 33 -
Fahren Sie also jetzt mit den Cursortasten solange nach unten, bis auf dem
Monitor das Feld "H_RABATT" hell unterlegt ist.
Wählen Sie anschließend dieses Feld mit «ENTER» aus. Das Feld erscheint
dann im mittleren Fenster. Dann erscheint ein Fenster, in dem Sie den
Vergleichsoperator wählen müssen. Der Vergleichsoperator "enthält" dient
beispielsweise dazu, um festzustellen, ob eine bestimmte Information in
einem Feld enthalten ist. Hier wählen Sie lt. Beispiel als Vergleich
"größer oder gleich" (entspricht "mindestens") aus.
Im mittleren Fenster erscheint jetzt ein Feld, in das Sie "30" eintragen.
Anschließend erscheint die Frage, wie es weiter gehen soll. Sollte Ihnen
ein Fehler unterlaufen sein, wählen Sie "Abbr." aus. Die Bedingung ist
damit beendet und erscheint im mittleren Fenster in Klartext bzw. im
unteren Fenster in der programminternen Umsetzung.
╔══Auswahl Felder══════════════════════╗╔Auswahl Vergleich══════╗╔Weiter?═══╗
║TELEFON ║║gleich ║║und ║
║BEMERK1 ║║größer ║║oder ║
║BEMERK2 ║║kleiner ║║ende ║
║BEMERK3 ║║größer oder gleich ║║Abbr. ║
║KUNDE ║║kleiner oder gleich ║║ ║
║WIEVOR ║║ungleich ║║ ║
║WIE_DAT ║║enthält ║║ ║
║H_RABATT ║║enthält nicht ║║ ║
╚══════════════════════════════════════╝╚═══════════════════════╝╚══════════╝
┌Bedingungen:─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ H_RABATT größer oder gleich 30.00 │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌Filterbedingung:─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│H_RABATT>=30.00 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
In unserem Fall sind wir fertig und wählen "ende" aus.
Komplizierter wird es natürlich, wenn man verschiedene Bedingungen
verknüpfen will. Zu diesem Zweck zeigen wir Ihnen an einem Beispiel, wie
Sie in diesem Fall verfahren:
34
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 34 -
BEISPIEL: Sie suchen einen Kunden, von dem Sie lediglich
wissen, daß der Kunde in Großenkneten wohnt und einen
Telefaxanschluß hat.
- Auswahl Klammer "nein"
- Auswahl Feld "ORT"
- Auswahl Vergleich "gleich"
- Eingabe "Großenkneten"
- Auswahl Weiter "und"
- Auswahl Feld "TELEFAX"
- Auswahl Vergleich "ungleich"
- Bestätigung leeres Feld
- Auswahl Weiter "ende".
ERLÄUTERUNG: Im Feld ORT soll "Großenkneten" stehen und
das Feld TELEFAX soll nicht leer sein
Mit dieser Spezialsuche steht Ihnen ein sehr mächtiges Hilfsmittel für die
Suche zur Verfügung. Diese Suche hat allerdings einen Nachteil: Sie ist
relativ langsam und sollte daher wirklich nur für spezielle Fälle
eingesetzt werden.
Falls Sie eine ungültige Bedingung eingegeben haben, erscheint zwar am
oberen Bildschirmrand eine Fehlermeldung, die aber durch das Programm
abgefangen wird.
Wenn Sie nur einen schnellen Überblick über Ihre Adressen erhalten wollen,
können Sie das mit der Option "Adressen - Übersicht zeigen" erreichen.
Hier werden lediglich Name, Vorname, Straße, Postleitzahl und Ort
angezeigt (ähnlich wie Adressetiketten). Auch hier können Sie Adressen mit
einer bestimmten Kennung herausfiltern.
Eine nützliche Sache ist der Menüpunkt "Adressen für Textverarbeitung ":
Mit dieser Option werden Adressen so vorbereitet, daß sie in einer
Textverarbeitung benutzt werden können, um z.B. Serienbriefe zu schreiben
(die Daten werden standardmäßig so gespeichert, daß Sie (fast) ohne
Änderungen Serienbriefe beispielsweise mit MS - WORD schreiben können;
aber selbst eine Serienbrieferstellung mit anderen Textverarbeitungen ist
nach Durchführung einiger kleiner Änderungen sehr leicht zu erreichen).
Das ist vor allem dann nützlich, wenn Sie beispielsweise öfters an Ihre
Kunden Werbematerial schicken wollen. Wenn Sie mit einer anderen Text-
verarbeitung als MS - WORD arbeiten, müssen Sie natürlich die Daten ent-
sprechend den Anforderungen Ihrer Textverarbeitung evtl. noch bearbeiten.
Anhand der Option "Anzahl Adressen/Kennung" können Sie feststellen, welche
Kennungen Sie vergeben haben und wie oft die einzelnen Kennungen jeweils
vergeben worden sind.
Mit "Wiedervorlage" haben Sie die Möglichkeit, automatisch die Adressen
nacheinander zeigen zu lassen, die Sie für eine Wiedervorlage markiert
haben.
35
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 35 -
4.2.3. Die Textverarbeitung "MINI - TEXT"
Eine Verarbeitung mit "MINI - TEXT" ist dagegen sofort und ohne Daten-
übertragung möglich.
Sicherlich ist ein Vergleich dieser Textverarbeitung mit den auf dem Markt
angebotenen Textverarbeitungsprogrammen nicht möglich. Aus diesem Grund
heißt diese Textverarbeitung "MINI - TEXT". Allerdings ist gerade für die
Erstellung der Korrespondenz ein Textverarbeitungsprogramm, das
unbegrenzte Möglichkeiten bietet, besonders für den Anfänger eher ein
Hindernis.
Unsere Textverarbeitung enthält keinen Wortumbruch, keine Trennhilfe und
auch keinen Blocksatz. Dafür können allerdings die Adressen, die Sie in
der Adressverwaltung gespeichert haben, auf einfache Weise in ein
Schreiben integriert werden.
In "MINI - TEXT" gelangen Sie, indem Sie im Adressmenü die Option «7»
wählen.
Dann erscheint das folgende Menü:
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓───────────────MINI - TEXT─────────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 1.........................Text bearbeiten ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 2............................Text drucken ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙───────────────────────────────────────────╜░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Vorhandenen Text bearbeiten oder neuen Text erstellen
36
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 36 -
Wenn Sie ein Schreiben neu erstellen wollen oder ein vorhandenes verändern
wollen, müssen Sie die Option «1» wählen.
Anschließend erscheint auf dem Bildschirm eine Auflistung aller Texte, die
Sie bisher erstellt haben:
Text - Liste
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Dokument ┌──────────────Tasten:─────────────────┐
═════════════════════ │ │
änd 2 │ │
änderung Progr. │ F7 = Text suchen │
aktionrabatt │ F8 = Text löschen │
aktionrab_sw │ F9 = Ausgabe Text auf dem Monitor │
amtsgericht │ F10 = Text übernehmen │
angebotfax │ ENTER = Textbezeichnung ändern │
anschreiben │ ALT K = Text kopieren │
AP-Vollversion │ │
apneu │ ESC = Bearbeitung abbrechen │
bestell │ │
bestelle │ │
bibup │ │
Bösenberg │ │
bouillon │ │
breiden │ │
breif └──────────────────────────────────────┘
brief
1. Texte ändern oder neu erstellen
Wählen Sie einen Text aus und drücken Sie die Taste «F10». Anschließend
erscheint die Aufforderung einen Namen für den Text eingeben.
Sie können jetzt den gewählten Textnamen bestätigen (mit «ENTER») oder
einfach einen neuen Namen eingeben, der noch nicht existiert.
Anschließend erscheint die Frage "Brief an Kunden ?". Damit haben Sie die
Möglichkeit, eine Adresse in Ihr Schreiben zu integrieren. Angenommen Sie
wollen dem Herrn Schmitz einen Werbebrief schreiben. Beantworten Sie dann
die o.g. Frage mit «j» und geben Sie beispielsweise «schm» ein (wir gehen
jetzt davon aus, daß Sie den Herrn Schmitz bereits in der Adressverwaltung
erfasst haben).
37
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 37 -
Am oberen Bildrand erscheint jetzt ein Adressfenster mit der Adresse des
Herrn Schmitz. Wenn Sie die richtige Adresse auf dem Monitor sehen,
brauchen Sie nur die Taste «F10» zu drücken. Wenn Sie aber den "falschen"
Herrn Schmitz (es könnten ja mehrere "Schmitz" gespeichert sein) vor sich
sehen, können Sie vorwärts (mit PgDn) oder rückwärts (mit PgUp) blättern,
bis Sie den richtigen Schmitz gefunden haben.
Sie können allerdings auch verhindern, daß eine Adresse in den Text
übernommen wird, indem Sie «ESC» drücken.
Anschließend erscheint ein Textfenster. Bei einem neuen Text wird der
Briefkopf und -fuß, den Sie in der Installation eingeben können,
automatisch in den Brief übernommen.
┌───────────────────────── MINI - TEXT ────────────────────────────┐
│PgDn - nächste Seite/speichern, PgUp - vorh. Seite/speichern,ESC - Abbrechen │
│^Y - Zeile löschen, ALT U - Rückgängig ,^HOME - Bildanfang,^END - Bildende │
│^li - Wort links ,^re - Wort rechts ,INS - einfügen , ^W - Weiteres │
│^T - Wort rechts löschen , HOME - Zeilenanfang ,END - Zeilenende│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
1...5....10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60...65...70.
1║----------------------------------------------------------------------║
2║ CTO Software GmbH, Kapuzinergraben 38, 5100 AACHEN ║
3║ ║
4║----------------------------------------------------------------------║
5║ ║
6║ ║
7║ ║
8║ ║
9║Firma ║
10║GLS, Abteilung High Tech ║
11║z. Hd. Herrn Schmitz ║
12║Buttlerstr. 32 ║
13║ ║
14║5100 Aachen ║
15║ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Wenn Sie auf den Briefkopf verzichten wollen, können Sie die Zeilen
jeweils mit «CTRL» und «y» (CTRL - Taste gedrückt halten und dann y
eingeben) löschen.
Sie können nun Ihren Brief schreiben, müssen allerdings darauf achten, daß
Sie rechtzeitig in die nächste Zeile gehen, wenn Sie merken, daß ein Wort
nicht mehr in die aktuelle Zeile paßt.
Die weiteren Möglichkeiten erklären sich weitestgehend selbst, so daß wir
an dieser Stelle nur auf die Option «CTRL W» - Weiteres eingehen.
38
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 38 -
Wenn Sie die CTRL - Taste gedrückt halten und dann «w» eingeben, erscheint
ein Untermenü mit folgenden Varianten:
DEL - eine Zeile wird in den Papierkorb (sichtbar in der untersten Zeile)
gelöscht.
Nach Drücken der Taste «DEL» müssen Sie angeben, welche Zeile in den
Papierkorb gelöscht werden soll. Auf diese Weise können Zeilen
beispielsweise auch verschoben werden.
INS - eine Zeile aus dem Papierkorb wird in den Text eingefügt.
Auch hier müssen Sie wieder angeben, vor welche Zeile die Zeile im
Papierkorb eingefügt werden soll.
F9 - Eine Zeile wird vollständig gelöscht. Während bei Eingabe von «CTRL
Y» lediglich der Text in dieser Zeile gelöscht wird, die Zeile jedoch noch
vorhanden ist, können Sie mit «F9» bewirken, daß der gesamte Text um eine
Zeile höher rutscht und dabei der Inhalt der angegebenen Zeile gelöscht
wird.
F10 - Eine Leerzeile wird in den Text eingefügt.
F2 - Hier können Sie oft benutzte Floskeln, wie zum Bsp. "Mit
freundlichen Grüßen" hinterlegen. Floskeln können auch über mehrere Zeilen
gehen, z. Bsp. werden bei "Mit freundlichen Grüßen;;CTO SOFTWARE &
BERATUNG" zwischen der Grußformel und der Firmenunterschrift zwei
Leerzeilen gelassen. Diese Floskeln lassen sich dann über die genannten
Funktionstasten in den Text einbinden. Außerdem können Sie den
Tabulatorabstand festlegen.
ESC - Untermenü (ohne Änderungen) verlassen.
Bei den Optionen «F10» und «INS» müssen Sie allerdings berücksichtigen,
daß der Text, der sich evtl. in Zeile 56 befindet, gelöscht wird.
Ein weiterer Unterschied im Vergleich zu anderen Textverarbeitungssystemen
besteht darin, daß eine Zeile erst dann gespeichert wird, wenn Sie diese
Zeile beispielsweise mit «ENTER» oder den Cursortasten verlassen. Wenn Sie
die letzte Zeile Ihres Briefes geschrieben haben, müssen Sie zunächst
diese Zeile bestätigen (z. Bsp. mit «ENTER»), bevor Sie die Textverar-
beitung mit «ESC» verlassen können.
39
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 39 -
Anschließend sind Sie wieder im Auswahlbereich. Hier stehen Ihnen jetzt
folgende Möglichkeiten offen:
«F7» : Einen bestimmten Textnamen suchen
«F9» : Den Text auf dem Bildschirm ausgeben. Auf
diese Weise erspart man sich viel Papier
«DEL» : Text löschen
«F10» : Text auswählen
«ALT K»: Text kopieren
«ENTER»: Textnamen ändern
Sie sollten darauf achten, daß Sie Texte, die Sie nicht mehr benötigen,
löschen, damit Sie nicht unnötig Speicherplatz blockieren.
Wenn Sie einen Serienbrief erstellen wollen, fügen Sie an der Stelle des
Briefes, wo die Grußformel erscheinen soll <SG> ein. Dieses Schlüsselwort
bewirkt, daß die Grußformel entsprechend dem Adressaten eingefügt wird.
Die Grußformel ist abhängig von der Eingabe, die Sie im Feld «Anrede»
gemacht haben: Wenn Sie dort «Herrn» eingegeben haben, dann erscheint als
Grußformel "Sehr geehrter Herr ...", bei «Frau» erscheint "Sehr geehrte
Frau ..." und bei einer anderen Eingabe "Sehr geehrte Damen und Herren".
Zusätzlich können Sie das aktuelle (System-)datum ersetzen lassen, wenn in
Ihrem Text an einer beliebigen Stelle das Schlüsselwort <DAT> steht.
Wenn Sie die Serienbrieffunktion nutzen wollen, dann müssen Sie im
Adressen - Druck - Menü den Punkt «4» anwählen. Sie haben dann die
Möglichkeit, Serienbriefe wahlweise ohne Bestätigung der Adresse drucken
zu lassen.
40
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 40 -
2. Text drucken
Der Ausdruck von Texten läuft ebenfalls über den Auswahlbereich. Die oben
angesprochenen Tasten haben hier die gleiche Bedeutung.
Wenn Sie einen Text ausdrucken wollen, wählen Sie den Text mit den
Cursortasten aus und drücken Sie dann «F10».
Sie können dann eine Adresse auswählen, die in Ihren Brief integriert
werden soll, indem Sie die Frage "Brief an Kunden ?" mit «j» beantworten.
Geben Sie dann ein Namenskürzel ein und im oberen rechten Teil des Bild-
schirms erscheint die gewünschte Adresse. Sie haben jetzt folgende
Möglichkeiten:
- «PgDn» nächste Adresse zeigen
- «PgUp» vorherige Adresse zeigen
- «F10» Adresse in Brief einfügen und drucken
- «ESC» Brief drucken ohne Übernahme einer
Adresse
Die Schlüsselwörter <SG> und <DAT> werden auch ersetzt, wenn Sie einen
Text, der diese Schlüsselwörter enthält, drucken wollen und dabei angeben,
daß Sie eine Adresse übernehmen wollen.
Verlassen Sie jetzt die Adressverwaltung, indem Sie im Menü «ESC» einge-
ben.
41
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 41 -
4.3.1. Auftragserfassung und Formulardruck
Bei der Auftragserfassung werden drei Vorgänge unterschieden:
Angebote Rechnungen (Quittungen) Gutschriften
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Wir wollen folgendes Beispiel nennen, um dies zu verdeutlichen: Ein Kunde
bestellt Ware; Sie wollen (zunächst) eine Auftragsbestätigung drucken. In
diesem Fall erfassen Sie einen Auftrag als Rechnung, weil der komplette
Vorgang auf eine Rechnung hinausläuft. Wenn Sie den Auftrag erfasst haben,
lassen Sie dann eine Auftragsbestätigung drucken.
Nach der Erfassung eines Auftrags als Angebot kann keine
Auftragsbestätigung gedruckt werden(, weil dies ja ein vollkommen anderer
Vorgang ist). In diesem Fall müssen Sie zunächst das Angebot als (Vorgang)
Rechnung übernehmen (vgl. Menü "Formulare drukken"). Die beiden hier
genannten Punkte betreffen natürlich auch die Lieferscheine.
Sie können Adressen von Kunden über einen Namenskürzel oder die Kunden-
nummer und Artikel über die entsprechenden Artikelnummern abrufen, wobei
die Preise, die Sie in der Lagerverwaltung festgelegt haben, automatisch
übernommen werden. Folgender Auftrag soll zur Verdeutlichung der Mög-
lichkeiten erfaßt werden:
Die Firma "Badewannen - Fix" hat folgende Artikel bestellt:
2 Stück Badewannen, grün und
1 Stück Waschbecken
42
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 42 -
Wählen Sie im Hauptmenü die Option "Verkauf" (1).
Anschließend erscheint das folgende Bild:
╔═════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ Nachnamen des Kunden oder Kundennummer eingeben: « »║
║ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝
╔═════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ Neuer Kunden:«F5»; Ende:«ESC»; Hilfe: «F1»; Adreßliste:«?» ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝
Vielleicht erinnern Sie sich, daß wir die Adresse dieser Firma gespeichert
haben. Geben Sie daher hinter der Aufforderung
"Nachnamen des Kunden oder Kundennummer eingeben:" «bade»
ein.
In den meisten Fällen reicht es aus, wenn Sie ein Namenskürzel oder die
Kundennummer eingeben und die richtige Adresse wird gefunden. Sie können
das Kürzel für den Namen auch in Kleinbuchstaben eingeben.
Aber selbst dann, wenn nicht der richtige Name erscheint, ist das kein
Grund zur Panik.
Sie können dann wie bei der Adreßverwaltung vorgehen. Blättern Sie weiter,
bis Sie den Namen gefunden haben und drükken Sie dann die Taste «F10».
Sollten Sie den Kunden nicht gefunden haben, können Sie entweder die
Bearbeitung abbrechen (mit «ESC») oder den Kunden in die Adress - Datei
neu aufnehmen (mit «F10»).
Sollten Sie sicher sein, daß der Kunde noch nicht erfasst wurde, können
Sie die Taste «F5» drücken.
43
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 43 -
Eine andere Möglichkeit besteht darin, mit «?» die Liste aller Adressen zu
holen, die gewünschte Adresse mit den Cursortasten anzusteuern und dann
mit «F10» zu bestätigen.
╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ ESC = Abbruch F2 = Notizen F9 = Neue Adresse F10 = Richtig║
Sie können jetzt mit
«ESC» die Bearbeitung abbrechen
«F2» einen Eintrag im Notizfenster vornehmen
«F9» eine neue Adresse erfassen
«F10» die gezeigte Adresse bestätigen
Da wir den Namen schon gespeichert haben und sofort der richtige Kunde
gezeigt wird, brauchen Sie in diesem Fall nur die Taste «F10» zu drücken.
╟─Brutto───────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ F5 = Ändern Netto/Brutto F8 = Gutschrift F9 = Angebot F10 = Rechnung ║
Anschließend können Sie mit
«F10» eine Rechnung
«F9» ein Angebot
«F8» eine Gutschrift erstellen.
«ESC» die Bearbeitung abbrechen
Wenn Sie kurzfristig die Voreinstellung (Netto- oder Bruttofakturierung)
ändern wollen , können Sie dies mit der Taste «F5» erreichen. Diese
Einstellung bleibt solange erhalten, wie Sie weitere Aufträge erfassen.
Das Programm merkt sich, ob der Auftrag als Brutto- oder Nettoauftrag
erfaßt wurde.
ACHTUNG: Die Rechnungsart (Netto oder Brutto) kann nachträglich nicht
mehr verändert werden. In diesem Fall muß die Rechnung storniert oder
die Beträge manuell geändert werden.
44
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 44 -
Dann erscheint das folgende Auftragsformular:
╔═══════════════════════════════════RECHNUNG════════════════════════Brutto═════╗
║ Franz Klassen ║
║ Kirchplatz 133 5617 ║
║ ║
║ 5000 KÖLN ╔════════════╗║
║────────────────────────────────────────────────────────Gesamt:─║ 0.00║║
║ ╚════════════╝║
║Nummer Anzahl Artikel Preis Gesamt ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ ║
║╔════════╦═════════╦═══════════╦═Eingabemodus══════════╦══════════╦══════════╗║
║║ENDE:«0»║Liste:«1»║Direkt:«F2»║Zusatz:«F3»║EK-Sum:«F4»║Korr.:«F5»║Kompl:«F7»║║
║╚════════╩═════════╩═══════════╩═══════════╩═══════════╩══════════╩══════════╝║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Die Rechnungs- bzw. Angebotsnummer wird Ihnen automatisch vorgeschlagen
und kann ohne weiteres geändert werden. In diesem Fall wird dann über-
prüft, ob die eingegebene Rechnungs- bzw. Angebotsnummer schon vergeben
oder ungültig (bei Eingabe von 0 oder 1) ist.
Anschließend erscheint die Rechnungs- bzw. Angebotsnummer in der oberen
rechten Ecke.
In der Spalte unter "Nummer" sehen Sie jetzt ein hell unterlegtes Feld, in
das die Artikelnummer eingegeben werden muß.
45
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 45 -
Gleichzeitig erscheint in der untersten Zeile des Bildschirms eine Hilfe,
wie Sie weiterkommen können:
«0» :Auftragserstellung beenden
«1» :Artikelliste aufrufen
«F2»:Direktfakturierung (direkte Eingabe von Menge, Artikeltext und
Preis1)
«F3»:Eingabe von Zusatztexten
«F4»:Anzeige der Gesamtsumme EK-Preis (z. Bsp. für Nachkalkulation)
«F5»:Wechsel in den Korrekturmodus, um vorhergehende Positionen zu löschen
oder zu ändern
«F7»:Komplettübernahme (Nach Eingabe der Artikelnummer und anschließender
Betätigung der Taste «F7» wird der Artikel mit der Menge 1 übernommen).
Falls Sie noch keine Artikelnummer eingegeben haben, wird wie bei Eingabe
von «1» die Artikelliste gezeigt.
Geben Sie jetzt die Artikelnummer für die Badewanne (grün) ein.
Sie haben die Artikelnummer nicht mehr im Kopf ? - kein Problem: Sie
brauchen nur «1» für Bestellnummer einzugeben und die ersten Artikel
werden in einem Fenster am rechten Bildschirmrand aufgelistet.
Auch wenn Sie eine nicht vorhandene Artikelnummer eingegeben haben, können
Sie entweder die Artikelliste einblenden, einen einen neuen Artikel
erfassen oder mit «ESC» die Eingabe wiederholen.
Die Artikelliste zeigt u.a. folgende Felder, die zum Teil auch geändert
werden können:
- Artikelnummer - Bruttopreis
- Artikelbeschreibung - Bestand
- Zusatz - Rabattfähig
- Nettopreis - Aktualisierung
- Einkaufspreis
46
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 46 -
Folgende Tasten können Sie in der Artikelliste verwenden:
- «Cursortasten» In der Artikelliste blättern
- «ENTER» Felder ändern (nicht bei allen Feldern)
- «F10» Artikelnummer in die Rechnungserfassung
übertragen
- «ESC» Suche abbrechen
- «CTRL PgDn»Ende der Liste
- «CTRL PgUp»Anfang der Liste
- «F7» Komplettübernahme: Artikelnummer und
Anzahl (1) übernehmen
- «F3» Ordnung der Artikeldatei ändern (standardmäßig ist die
Artikeldatei nach Artikelnummer sortiert. Wenn Sie «F3»
drücken,
dann wird eine Sortierung nach Artikelbezeichnung
erreicht. Bei
nochmaligen Drücken von «F3» ist die Datei wieder nach
Artikelnummer sortiert.
Bei Eingabe einer Zahl oder Buchstaben wird sofort in der Artikelliste
der erste Datensatz mit dem eingetippten Merkmal gesucht. Beispiel: Sie
tippen «2» ein; in der Artikelliste wird der erste Datensatz mit einer
Artikelnummer, die mit 2 beginnt, angesteuert, wenn eine Sortierung nach
Artikelnummer vorliegt. Diese Möglichkeit besteht natürlich auch, wenn
die Artikel nach Artikelbezeichnung sortiert sind.
Geben Sie also jetzt die Bestellnummer für die grüne Badewanne ein:
(9000).
Der zugehörige Artikel wird angezeigt, so daß Sie hier kontrollieren
können, ob Sie den richtigen Artikel gewählt haben. Das Programm schlägt
dabei automatisch als Verkaufsmenge 1 Stück vor. Wenn Sie einen Artikel
mit einer Stückzahl von 1 verkaufen wollen, steht Ihnen auch eine andere
Möglichkeit zur Verfügung. Nach der Eingabe der Artikelnummer können Sie
die Taste «F7» für Komplettübernahme drücken. In diesem Fall brauchen Sie
die Anzahl nicht mehr mit «ENTER» zu bestätigen.
In der unteren Zeile sehen Sie alle Möglichkeiten, die Sie jetzt haben:
«F5»: Änderungen vornehmen (auch Einzelrabatt, Steuer)
«F8»: Position löschen
«F10»: Position übernehmen.
47
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 47 -
Sie werden sich vielleicht fragen, warum da jetzt auch Nachkommastellen
auftauchen. Das ist natürlich bei unserer Badewanne zwar wenig sinnvoll -
allerdings gibt es ja auch Artikel, z.B. Arbeitsstunden, die auf diese
Weise ebenfalls erfaßt werden können.) Die Nachkommastellen werden aller-
dings bei der Rechnungserstellung dann nicht ausgedruckt, wenn dort nur 0
auftaucht:
z.B. 1.00 Waschbecken ergibt 1 Waschbecken
und 2.5 Arbeitsstunden ergibt 2.5 Arbeitsstunden
Im Beispiel müssen Sie dann «2» für die Artikelanzahl eingeben. Bestätigen
Sie anschließend alle anderen Eingaben mit der «ENTER» - Taste.
TIP: Wenn alle Eingaben so übernommen werden sollen, wie sie auf dem
Bildschirm stehen, dann brauchen Sie nur die Taste «PgDn» zu drücken. So
ersparen sie sich die mehrmalige Bestätigung mit «ENTER».
Bei den Badewannen wäre es jetzt sinnvoll, daß die Anzahl direkt aus dem
Lager abgebucht wird, wenn eine Rechnung erstellt wird. Bei der Erstellung
eines Angebots wird selbstverständlich der Artikelbestand nicht geändert.
Das geschieht allerdings nur, wenn Sie das Feld "Bestand aktual." in der
Lagerverwaltung mit «t» oder «j» ausgefüllt haben.
Angenommen, Sie haben von diesen Badewannen zur Zeit keine auf Lager, dann
erscheint in der unteren Zeile des Bildschirms eine Menüleiste mit
folgenden Optionen:
«F9» : Lagerbestand ignorieren
«F10»: Vorhand. Bestand liefern, falls nicht ausverkauft.
«ESC»: Bearbeitung dieser Position abbrechen.
In unserem Fall ist gerade eine Lieferung Badewannen gekommen, so daß Sie
die Taste «F9» drücken können. Dann wird automatisch in der
Lagerverwaltung für diesen Artikel ein Bestand von -2 notiert (weil der
Artikel vorher ausverkauft war).
Falls beispielsweise nur noch 1 Badewanne auf Lager ist und Sie haben
nicht gerade eine Lieferung Badewannen bekommen, dann können Sie auch -
falls der Kunde einverstanden ist - zunächst diese 1 Badewanne verkaufen.
In diesem Fall müssen Sie die Taste «F10» drücken. Natürlich brauchen Sie
den aktuellen Bestand nicht im Kopf zu haben: die vorhandene Stückzahl
wird jeweils auf dem Monitor angezeigt.
Falls der Kunde allerdings unbedingt 2 Badewannen kaufen will und er mit
Ihrem Angebot, die vorhandene Badewanne zu kaufen, nicht einverstanden
ist, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Taste «ESC» zu drücken und
damit die Bearbeitung dieser Position abzubrechen.
48
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 48 -
Wenn Sie mit Ihrer Eingabe einverstanden sind, drücken Sie die Taste
«F10».
Jetzt ist im Formular die erste Auftragsposition komplett:
╔═══════════════════════════════════RECHNUNG════════════════════════Brutto═════╗
║ H & S Computer-Service ║
║ Kirchplatz 13-19 5617 ║
║ ║
║ 4156 WILLICH 2 ╔════════════╗║
║────────────────────────────────────────────────────────Gesamt:─║ 0.00║║
║ ╚════════════╝║
║Nummer Anzahl Artikel Preis Gesamt ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║50357390 2.00 Badewanne, grün 600.00 1200.00 ║
║ 1. Wahl ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ ║
║╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗║
║║ F5 = Ändern F6 = Preis F8 = Löschen F10 = Richtig║║
║╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Anschließend wird die (bisherige) Rechnungssumme in dem Fenster oben
rechts gezeigt. Sollten Sie feststellen, daß Sie bei einer vorherigen
Position einen Fehler gemacht haben, gelangen Sie durch «F5» in den
Korrekturmodus. Hier können Sie dann wieder Positionen ändern bzw.
löschen. Mit «ESC» verlassen Sie den Korrekturmodus.
Direktfakturierung: Mit der Taste «F2» im Feld Artikelnummer können Sie
direkt fakturieren: In diesem Fall erscheinen drei Leerzeilen, in die Sie
den Fakturierungstext eingeben können. Nach der Eingabe von Stückzahl und
Preis müssen Sie den Mehrwertsteuersatz eingeben. Dabei sind die
Mehrwertsteuersätze möglich, die Sie bei der Installation festgelegt haben
und der Mehrwertsteuersatz 0. Direkt fakturierte Artikel sind nicht
rabattfähig.
Zusatztext: Sie können auch einen Zusatztext vorsehen. In diesem Fall wird
für Menge und Preis jeweils «0» vorgesehen. Die so erfaßte Position wird
dann automatisch der vorhergehenden Position zugeordnet und erhält dement-
sprechend in den verschiedenen Formularen keine Positionsnummer.
Selbstverständlich werden bei Zusatztexten keine Preise und Mengen
gedruckt.
49
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 49 -
Der Kunde hatte noch zusätzlich ein Waschbecken 2. Wahl bestellt. Geben
Sie jetzt die nächste Position ein:
- Bestellnummer «9100» eingeben
- F10 für richtig
Bei der Erfassung einer Rechnung auf Nettopreisbasis (vgl.
"Voreinstellungen"), wird zusätzlich der Bruttogesamtpreis gezeigt. Bei
der Änderung bzw. Löschung von Positionen wird der neue Betrag erst dann
berechnet, wenn Sie die "Korrektur" verlassen haben.
Damit haben Sie alle Artikel erfaßt, die der Kunde bestellt hatte und Sie
können den Programmteil verlassen, indem Sie «0» eingeben.
Anschließend erscheint das Menü "Formulare drucken":
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
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│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓────────────FORMULARE DRUCKEN──────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 1.........Rechnung oder Quittung drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 2.....................Gutschrift drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 3...................Lieferschein drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 4............Auftragsbestätigung drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 5........................Angebot drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 6.....................Angebot übernehmen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 7.......Etiketten für Rechnungen drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 8......Überweisungen, Nachnahmen drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 9..................Lastschriften drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙───────────────────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Rechnung oder Quittung drucken
Hier wählen Sie "Rechnung oder Quittung drucken" aus. Die gerade erfaßte
Rechnungsnummer wird dann vorgeschlagen, so daß Sie die Nummer nur noch
mit «ENTER» zu bestätigen brauchen. Außerdem können Sie das Rechnungsdatum
ändern oder bestätigen.
Jetzt kommt ein Erfassungsbogen für den Rechnungsausdruck:
Die Standardeinstellungen können Sie verändern, indem Sie die Frage
"Voreinstellung richtig ?" mit «n» beantworten.
50
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 50 -
Dann muß die Frage beantwortet werden, ob Sie dem Kunden Rabatt gewähren
wollen. Dabei wird automatisch der Rabattsatz vorgeschlagen, den Sie bei
der Erfassung des Kunden festgelegt haben.
Diese Frage wollen wir in unserem Beispiel mit «j» beantworten und
anschließend den Rabattsatz eingeben («1,5»).
Beantworten Sie die Frage, ob der Kunde bezahlt hat. Der Kunde in unserem
Beispiel zahlt die Rechnung gleich und deswegen muß auf diese Frage «j»
eingegeben werden.
Da der Kunde in bar bezahlt hat, berücksichtigen wir auch noch Skonto .
Beantworten Sie also die nachfolgende Frage entsprechend mit «j».
An dieser Stelle möchten wir auf Rabatt und Skonto etwas näher eingehen,
damit Sie sehen, in welcher Weise die Abzüge jeweils berücksichtigt
werden:
1. Rabatt
In der Lagerhaltung legen Sie fest, welche Artikel "rabattfähig " sind,
d.h. es könnte ja sein, daß Sie manche Artikel so knapp kalkuliert haben,
daß Sie auf keinen Fall Rabatt geben können. Wenn in der Rechnung Artikel
auftauchen, die rabattfähig sind und andere, die nicht rabattfähig sind,
dann wird der Rabatt nur für die rabattfähigen Artikel berechnet. Dies
gilt allerdings nicht für den Einzelrabatt. Bei Rechnungen, die auf der
Basis der Bruttopreise erstellt werden, wird der Rabatt auf den
Bruttopreis berechnet.
2. Skonto
Wenn Sie die Frage "Kann der Kunde Skonto erhalten ?" mit «n» beantworten,
dann wird auch dann kein Skonto berücksichtigt, wenn der Kunde innerhalb
der Frist, die Sie bei der Installation (Option «10» im Hauptmenü)
festgelegt haben, die Rechnung begleicht.
Haben Sie die Frage mit «j» beantwortet und der Kunde zahlt in bar oder
innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist, dann wird von dem Bruttobetrag
automatisch Skonto in Höhe des von Ihnen festgelegten Prozentsatzes
abgezogen.
Auch die Höhe des Prozentsatzes wird bei den Voreinstellungen festgelegt.
Der Betrag, den der Kunde in diesem Fall bezahlen muß, wird dann auf dem
Bildschirm gezeigt.
Sie haben dann die Möglichkeit, die Zusatzzeile und die Fußzeilen der
Rechnung vor dem Ausdruck zu verändern, um zum Beispiel andere
Zahlungsbedingungen festzulegen. Hierzu stehen Ihnen auch die anhand der
Funktionstasten abrufbaren Texte zur Verfügung, die Sie auch jetzt noch
mit «F10» einsehen und gegebenenfalls verändern können. Die auf den Taste
«F8» und «F9» gespeicherten Texte sind nicht änderbar, da diese Texte auf
der Grundlage der in der Systeminstallation angegebenen Konditionen
(Skonto- und Mahnungsfrist, etc.) automatisch die abhängig vom
Rechnungsdatum ermittelten Daten integrieren.
51
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 51 -
Hier ein Beispiel für die Druckaufbereitung:
Wenn Sie in den Voreinstellungen die Frage "Verkäuferstatistik ?" mit «ja»
beantwortet haben, dann können Sie zusätzlich eine Verkäufernummer angeben
ansonsten entfällt die Nachfrage.7
╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ Rechnung drucken ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Berücksichtigung von Rabatt (j=ja/n=nein) ?▒▒▒▒▒▒▒N▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Rabatt in % :▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ 0.00▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Ist die Rechnung bezahlt (j=ja/n=nein) ?▒▒▒▒▒▒▒N▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Berücksichtigung von Skonto (j=ja/n=nein) ?▒▒▒▒▒▒▒N▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Ergänzung im Formularkopf:▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒NEU: Weitere Programme (MS-WORD,Timeworks,PC-TOOLS,etc.) auf Anfrage ▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Verkäufer/Vertreter: ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ 1▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Fußzeilen: ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Betrag per Nachnahme erhalten ▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Gerichtsstand ist Aachen ▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zahlbar ohne Abzüge bis zum 21.08.91 ▒▒▒▒▒▒║
╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ Einstellung richtig ? JA NEIN ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Wenn die Rechnung länger als eine Seite ist, werden Sie aufgefordert, eine
neue Seite einzulegen, falls Sie bei den Voreinstellungen die Frage
"Seitenwechsel bestätigen?" mit «ja» beantwortet haben.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie der Rechnung zu
drucken. Sie brauchen dann lediglich die Frage "Kopie drucken ?" mit «j»
zu beantworten.
Damit liegt Ihnen die erste Rechnung, die Sie mit diesem Programm ge-
schrieben haben, vor.
Die Erstellung von Angeboten verläuft genau wie die Erstellung der
Rechnungen. Der Unterschied besteht im Prinzip nur darin, daß der
Artikelbestand natürlich nicht aktualisiert wird. Angebote können als
Rechnungen übernommen werden (vgl. Menü "Formulare drucken").
____________________
7 Diese Option steht nur in der erweiterten Version zur Verfügung.
52
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 52 -
Bei der Erstellung von Gutschriften geben Sie negative Mengen ein. Sie
müssen nach der Eingabe der Anzahl angeben, ob die eingegebene Anzahl
zurückgebucht werden soll.
Beispiel: Ein Waschbecken (Art.-Nr. 10015) wurde vom Kunden aufgrund
eines Fehlkaufs zurückgegeben.
Nach der Auswahl des Kunden drücken Sie die Taste «F8» für "Gutschrift
erfassen". Geben Sie dann anschließend zunächst die Artikelnummer "10015"
und für die Menge "-1" ein. Der Gesamtbetrag erscheint dann als negativer
Betrag auf dem Bildschirm. Verlassen Sie die Erfassungsmaske durch Eingabe
von "0" für Artikelnummer.
Drucken Sie anschließend die Gutschrift aus, indem Sie bei "Formulare
drucken" "Gutschrift drucken" wählen.
ACHTUNG: Wenn Sie die Anzahl einer Position bei einer Gutschrift zu
einem späteren Zeitpunkt über "KONTROLLE" korrigieren, wird in jedem
Fall eine Korrektur des Artikelbestandes vorgenommen.
Verlassen Sie die Auftragserstellung, indem Sie bei der Anweisung
"Nachname des Kunden oder Kundennummer eingeben:" «ESC» drücken.
53
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 53 -
4.3.2. Barverkauf
Beim "Barverkauf" ist die Benutzerführung hinsichtlich einer schnelleren
Eingabe leicht geändert worden: Nach Auswahl dieses Punktes gelangt man
sofort in die Auftragserfassung, bestätigt oder ändert die Rechnungs- bzw.
Quittungsnummer, bestätigt oder ändert je nach Einstellung die
Verkäufernummer. Anschließend geben Sie die Artikelnummer ein oder wählen
eine Artikelnummer aus der Liste aus. Die Bestätigung einer Position
erfolgt dann über die Taste «ENTER» (zusätzlich) oder «F10». Eine
Bestandsüberprüfung mit einem entsprechenden Hinweis erfolgt beim
Barverkauf nicht.
Der Barverkauf wird mit Eingabe «0» beendet. Dann erscheint der
Gesamtbetrag. Nach Eingabe des gezahlten Betrages erfolgt eine Berechnung
des Wechselgeldes und Sie geben dann an, auf welche Weise der Betrag
gezahlt worden ist.
Beispiel:
╒═══════════════════════════════════════════════════════════ ════════ 09:22
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒╓─Quittungsdatum:─────────────────────────────────────────────────────╖▒▒▒│
│▒▒▒▒║ 24.07.91 ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║─Rechnungsbetrag:────────────────────────────────────────────────────║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄▄▄▄ ▄ ▄▄▄▄▄ ▄▄▄▄▄ ▄▄▄▄▄ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄ ▄ ▄ █ █ █ █ █ █ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄▄ █ █▄▄▄█ █▄▄▄▄ █ █ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄▄ █ █ █ █ █ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄▄▄▄▄ █ ▄▄▄▄█ ▄ █▄▄▄█ █▄▄▄█ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║─Erhalten:───────────────────────────────────────────────────────────║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ 250.00 ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║─Wechselgeld:────────────────────────────────────────────────────────║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄▄▄▄▄ ▄▄▄▄▄ ▄▄▄▄▄ ▄▄▄▄▄ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ █ █ █ █ █ █ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄▄█ █ █ █▄▄▄▄ █ █ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ █ █ █ █ █ █ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ▄▄▄▄█ █▄▄▄█ ▄ █▄▄▄█ █▄▄▄█ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒║ ║▒▒▒│
│▒▒▒▒╙─────────────────────────────────────────────────────────────────────╜▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
ACHTUNG: Wenn Sie bei den Voreinstellungen (vgl. "Installation)
eingegeben haben, daß die Quittungen als Bons mit 40 Zeichen Breite
gedruckt werden soll, dann müssen Sie darauf achten, daß Fuß- und
Kopfzeilen entsprechend eingegeben werden. Texte über 40 Zeichen werden
rechts abgeschnitten. Außerdem werden beim Ausdruck als Bon je Zeile nur
die ersten 20 Zeichen der Artikelbezeichnung berücksichtigt.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 54 -
4.3.3. Formulare drucken
Dieser Punkt kann im Hauptmenü angewählt werden und ermöglicht den
(nochmaligen) Ausdruck von Rechnungen, Angeboten, Gutschriften,
Auftragsbestätigungen, (Teil-) Lieferscheinen, Etiketten, Nachnahmezetteln
und Überweisungsformularen, sowie die Übernahme von Angeboten als
Rechnungen.
Fuß- und Kopfzeilen zu allen o.g. Formularen können im Rahmen der System-
installation gestaltet werden.
Wenn Sie eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung
drucken wollen, wählen Sie den entsprechenden Punkt aus und geben Sie dann
die gewünschte Rechnungsnummer ein. Auch hier haben Sie die Möglichkeit,
sich zunächst mit Eingabe von «1» eine Liste der Rechnungen zeigen zu
lassen. Im Rahmen dieser Liste können Sie zusätzlich folgende
Informationen entnehmen:
a) Ein Häkchen «√» vor der Nummer deutet darauf hin, daß diese Rechnung
bzw. Gutschrift bereits zu irgendeinem Zeitpunkt gedruckt wurde.
b) Ein «G» steht für Gutschrift
c) «B» steht für Bruttorechnung
«N» steht für Nettorechnung
Außerdem können Angebote gedruckt und bestehende Angebote als Rechnungen
übernommen werden. Bei der Übernahme von Angeboten wird der Artikelbestand
automatisch aktualisiert und eine Rechnungsnummer automatisch vergeben.
ACHTUNG: Ein Ausdruck von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen,
Etiketten, Überweisungen, Nachnahmen, etc. ist bei Angeboten nicht
möglich. Erst nach Übernahme können diese Formulare gedruckt werden.
Bei Etiketten, Nachnahmezetteln, Lastschriften und Überweisungsformularen
können Sie angeben, von welcher Rechnungsnummer bis zu welcher
Rechnungsnummer gedruckt werden soll.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 55 -
4.3.3.1. Teillieferscheine drucken
Bei Lieferscheinen können Sie wahlweise auch Teillieferscheine drucken
lassen, d.h. es werden nur Positionen auf dem Lieferschein berücksichtigt,
die bisher noch auf keinem Lieferschein gedruckt worden sind, es sei denn
Sie hätten den Lieferstatus dieser Position geändert.
Teillieferscheine dienen in erster Linie dazu, z. Bsp. sogen. Monats-
rechnungen zu erstellen. Die Vorgehensweise wollen wir anhand eines
Beispiels erläutern:
Ein Kunde bestellt am 10.5.91 eine Badewanne und ein Waschbecken. Sie
erfassen einen neuen Auftrag ("Auftragserfassung"), die beispielsweise die
Auftragsnummer 910123 erhält, und geben die entsprechenden Artikel ein.
Anschließend beenden Sie die Erfassung mit «0» und wählen dann im Menü
"Formulare drucken" den Lieferscheindruck aus. Hier geben Sie dann an, daß
ein Teillieferschein gedruckt werden soll.
Am 15.5.91 bestellt der gleiche Kunde zwei Spiegelschränke. In diesem Fall
wählen Sie im Hauptmenü "Kontrolle", wählen anschließend "Rechnung" als
Auftragsart aus und geben dann die bereits vergebene Auftragsnummer
(910123) ein. Sie befinden sich dann anschließend wieder in der
Auftragserfassung und geben die o.a. Artikel ein. Danach wählen Sie im
Menü "Formulare drucken" den Punkt "Lieferschein drucken" aus und geben
dann wiederum an, daß ein Teillieferschein gedruckt werden soll.
Am Monatsende lassen Sie dann die komplette Rechnung drucken, indem Sie im
Hauptmenü "Formulare drucken" und dann "Rechnung oder Quittung drucken"
wählen und die Rechnungsnummer 910123 eingeben.
Sie können überprüfen, welche Artikel bereits auf einem Teillieferschein
gedruckt worden sind, indem Sie über "Kontrolle" den entsprechenden
Auftrag wählen, dort in den Korrekturmodus gehen (mit «F5»). Wählen Sie
dann mit den Cursortasten die Position aus, die Sie kontrollieren wollen
und drücken Sie dann wiederum die Taste «F5» für "Position ändern". Hier
erscheint dann ein Fenster mit folgenden Informationen: Lieferstatus (Ja
oder Nein), Steuersatz und (Einzel-)rabattsatz.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 56 -
5. Verändern einer Rechnung
5.1. Position nachträglich löschen
Am 17.8.87 meldet sich der Kunde und möchte den Artikel mit der Nummer
9100 (Waschbecken) zurückgeben. Die Rechnung muß also geändert werden.
In diesem Fall müssen Sie zwei Schritte erledigen:
1. Wählen Sie im Hauptmenü die Option "Kontrolle".
Anschließend müssen Sie auswählen, ob es sich bei dem Auftrag um eine
Rechnung oder Angebot handelt. In umserem Fall handelt es sich um eine
Rechnung, so daß Sie die Voreinstellung mit «ENTER» bestätigen können.
Anschließend erscheint dann das folgende Bild:
╔════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║Rechnungsnummer eingeben: ║
║────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║«0»: Beenden; «1»: Rechnungsnummern auflisten; F1: Hilfe ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Bei Eingabe von «1» sehen Sie alle Rechnungsnummern mit dem entsprechenden
Kunden.
Jetzt müssen Sie die Rechnungsnummer des Kunden eingeben:
Die gesuchte Rechnung hatte die Nummer 2. Geben Sie also 2 ein und auf dem
Bildschirm erscheint wieder das von der Auftragserstellung bekannte
Formular. Da Sie diese Rechnung korrigieren wollen, drücken Sie die Taste
«F5» und Sie gelangen in den «Korrekturmodus». In unserem Beispiel wird
jetzt die Position mit der Artikelnummer 9000 gezeigt. Mit der Cursortaste
«» können Sie sich die vorhergehende Position ansehen. Da diese Position
gelöscht werden soll, drücken Sie die Taste «F8». Nach der Sicher-
heitsabfrage: "Position wirklich löschen ?", die Sie mit «j» beantworten,
enthält die Rechnungsnummer 2 nur noch die Position 1. Sie können das
leicht nachprüfen, wenn Sie die Positionen durchblättern.
Selbstverständlich wird die Anzahl der fälschlicherweise verkauften
Artikel wieder dem Lager zugeführt.
Damit wäre der erste Schritt erledigt und Sie können den Korrekturmodus
wieder mit «ESC» verlassen und anschließend die "Kontrolle" mit «0»
verlassen.
Sie können dann die geänderte Rechnung direkt wieder ausdrucken.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 57 -
Die vorher falsch gedruckte Rechnung wird natürlich in der Buchhaltung
(Zahlung buchen) in der korrigierten Version gespeichert, so daß damit
alles erledigt ist. Auch der Lagerbestand wird - wenn notwendig - aktua-
lisiert. Sollte bereits eine Zahlung für diese Rechnung eingegangen sein,
erscheint eine entsprechende Warnung auf dem Monitor.
Die folgenden Möglichkeiten verlaufen an sich sehr ähnlich, so daß wir an
dieser Stelle nur stichwortartig darauf eingehen wollen.
5.2. Position ändern
Falls Sie eine Anzahl, einen Fakturierungstext oder einen Preis falsch
eingegeben haben, gehen Sie folgendermaßen vor (Beispiel für Änderung der
Anzahl):
1. Sie gehen in "Kontrolle", wählen die Rechnungsnummer und suchen die
entsprechende Position. Mit «F5» gelangen Sie in den Korrekturmodus und
können Änderungen durchführen, nachdem Sie nochmals die Taste «F5»
gedrückt haben. Ändern können Sie folgende Informationen: Artikelbezeich-
nung, Einzelpreis, Steuersatz, Einzelrabatt, Lieferstatus. Anschließend
verlassen Sie die "Kontrolle".
2. Lassen Sie die geänderte Rechnung ausdrucken
5.3. Falsche Artikelnummer
Sollte Ihnen dieses Mißgeschick passieren, dann müssen Sie die Position
mit der falschen Artikelnummer zunächst löschen und anschließend eine neue
Position mit dem "richtigen" Artikel erfassen.
5.4. Falscher Kunde
Normalerweise werden Sie spätestens dann, wenn das Rechnungsformular auf
dem Bildschirm erscheint, in dem oben links der Name des Kunden erscheint,
merken, wenn Sie einen falschen Kunden gewählt haben. Sie brauchen in
diesem Fall nur sofort bei Artikelnummer «0» einzugeben und die Rechnung
wird storniert. Die Rechnungsnummer steht dann weiter zur Verfügung.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 58 -
5.6. Positionen nachträglich zufügen
Positionen können auch nachträglich zugefügt werden:
Suchen Sie die entsprechende Rechnung über die Rechnungsnummer und geben
Sie die neue Position ein. Positionen können nicht zwischen bereits vor-
handenen Positionen eingefügt werden.
5.7. Geänderten Auftrag ausdrucken
Sie können Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und
Gutschriften auch zu einem späteren Zeitpunkt ausdrucken lassen bzw.
leicht Duplikate erstellen, wenn die Positionen noch gespeichert sind:
Wählen Sie in diesem Fall den Punkt «2» im Hauptmenü "Formulare drucken"
und geben Sie dann die Rechnungsnummer ein.
Anschließend erscheint der Erfassungsbogen für den Ausdruck, in dem Sie
dem Programm in der oben beschriebenen Weise mitteilen, welche Rechnungen
in welcher Form ausgedruckt werden sollen.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 59 -
6. Zahlungen erfassen
Alle Rechnungen, die erstellt worden sind, werden in einer Datei erfasst,
so daß Sie jederzeit die Möglichkeit haben, eine Rechnung in der folgenden
Art zu überblicken:
╔══════════════════════════════ZAHLUNG VERBUCHEN════════════╡Nur offene Posten╞╗
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Rechnungsnummer:▒▒ 5579▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒Kundennummer :▒290-3733 ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Name:▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒G & S Computersysteme ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Rechnungsdatum:▒▒▒06.05.91▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒Mahnungsdatum :▒24.07.91▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Zahlungsdatum :▒▒▒ . . ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒Mahnung :▒1▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Bezahlt :▒▒▒N▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒Zahlungsart :▒Rechnung ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Skonto :▒▒▒N▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Rabatt :▒▒▒N▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Gesamtpreis :▒▒▒ 244.95▒▒▒▒▒Letzte Zahlung:▒24.07.91▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Bisher gezahlt:▒▒▒ 200.00▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒Restbetrag :▒▒▒ 44.95▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║
╚═══════════════════════════════════╓────────╖═════════════════════════════════╝
║ OFFEN ║
╙────────╜
╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ F5=Teilz. F6=Offene Posten F7=Suchen F8=Storno F9=Verbuchen ESC=Ende ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Hier werden also die wichtigsten Daten aufgelistet. «J» bei "Bezahlt:"
zeigt Ihnen, daß der Kunde noch nicht bezahlt hat. Zusätzlich erscheint
der Hinweis "OFFEN". Im Zusammenhang damit ist natürlich auch das
Rechnungsdatum von Bedeutung.
«J» bei Skonto bedeutet, daß Sie dem Kunden Skonto gewähren, wenn
innerhalb einer von Ihnen festgelegten Frist die Rechnung bezahlt wird.
«J» bei Rabatt bedeutet, daß Sie dem Kunden Rabatt gewährt haben.
«0» bei Mahnung bedeutet, daß der Kunde noch keine Mahnung erhalten hat.
Eine andere Zahl zeigt, welche Mahnung der Kunde bereits erhalten hat
(z.Bsp.: 2 - 2. Mahnung).
60
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 60 -
Wir wollen jetzt annehmen, daß der Kunde (Nöhlen) die Rechnung (Rech.-Nr.
3) bezahlt hat. Dann müssen Sie diese Zahlung erfassen, indem Sie
folgendermaßen vorgehen:
1. Wählen Sie im Hauptmenü die Option "Zahlung erfassen".
2. Sie können jetzt die Rechnungsnummer oder den Namen des Kunden eingeben
oder aber sich bei Eingabe von «1» alle Rechnungsnummern mit den Namen der
Kunden auflisten lassen, die bereits ausgedruckt worden sind.
Geben Sie in unserem Fall «3» für die Rechnungsnummer ein.
3. Auf dem Bildschirm erscheint jetzt die oben gezeigte Maske. In der
Menüzeile sind alle Optionen aufgezeigt, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Da es sich bei der gezeigten Rechnung um die gewünschte handelt, brauchen
Sie nicht weiterzublättern, sondern drücken die Taste «F9» für
"verbuchen".
Achten Sie auch auf das Feld "Bezahlt", hier ist noch «F» eingetragen.
4. Sicherheitshalber erscheint jetzt noch mal die Frage "Zahlung verbuchen
?", die Sie mit «j» beantworten. Der Kunde bezahlt die Rechnung am
22.08.87.
Sie müssen die Zahlung nicht unbedingt am gleichen Tag erfassen, weil Sie
immer die Möglichkeit haben, das Datum zu ändern. Wenn Sie also am
22.08.87 nicht dazu gekommen sind, die Zahlung zu erfassen und Sie wollen
dies am 23.08.87 nachholen, dann brauchen Sie nur das Datum, das
erscheint, wenn Sie die Buchung bestätigt haben, zu ändern.
In der Menüzeile erscheint die Meldung:
Zahlungsdatum: 23.08.87 (Ändern oder ENTER)
(Das Systemdatum wird automatisch übernommen)
Da das Datum geändert werden soll, überschreiben Sie 23 mit 22 und drücken
dann die ENTER - Taste.
Sie haben bei der Rechnungserstellung festgelegt, daß der Kunde Skonto
erhalten soll, wenn er innerhalb von - nehmen wir mal an - 10 Tagen
bezahlt. Wenn die Rechnung schon nach 5 Tagen bezahlt ist, wird
automatisch Skonto von dem bisherigen Gesamtbetrag abgezogen und der neue
Preis erscheint in der unteren Menüzeile.
Dann können Sie diesen Preis entweder bestätigen oder ändern:
Neuer Gesamtbetrag (- Skonto:) 747.95 (Ändern oder ENTER)
61
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 61 -
ACHTUNG: Bitte beachten Sie, daß eine Neuberechnung der Steuerbeträge
nicht möglich ist, wenn Sie den o.g. Betrag abzüglich Skonto ändern.
Insofern ist die "sauberste" Lösung, daß Sie die Rechnung entsprechend
ändern und dann neu ausdrucken lassen.
Sollten Sie festgelegt haben, daß der Kunde kein Skonto erhält oder sollte
der Kunde nicht innerhalb dieser Frist bezahlt haben, dann erscheint in
der unteren Zeile die Meldung, daß der Kunde kein Skonto erhält.
Anschließend können Sie mit «ENTER» die Zahlungsart wählen (Bar, Scheck,
Überweisung). Die Zahlungsart ist für das integrierte Kassenbuch von
Bedeutung.
Wenn Sie sich jetzt das Feld "Bezahlt:" ansehen, dann können Sie be-
obachten, daß dort «T» eingetragen und der Preis sich geändert hat (nur
bei Skonto), sowie das Zahlungsdatum vermerkt ist.
Mit der Taste «F8» können fälschlicherweise erfaßte (gedruckte und nicht
gedruckte) Rechnungen storniert werden.
Wenn Sie Teilzahlungen verbuchen wollen, drücken Sie die Taste «F5».
Anschließend müssen Sie den Betrag und das Zahlungsdatum eingeben. Das
Programm berechnet dann automatisch den Restbetrag.
ACHTUNG: Bei der Stornierung einer nicht gedruckten Rechnung müssen Sie
folgendermaßen vorgehen: Geben Sie zunächst eine Rechnungsnummer ein,
die bereits gedruckt worden ist und anschließend drücken Sie die Taste
«F8». Anschließend geben Sie dann die Rechnungsnummer ein und nach einer
Sicherheitsabfrage wird diese Rechnung gelöscht.
Die Taste «F6» (Offene Posten) funktioniert praktisch wie ein Licht-
schalter: Wenn Sie einmal diese Taste drücken, enthält die Datei (optisch)
nur noch die "offenen Posten". Um dies deutlich zu machen, sehen Sie auch
am oberen rechten Bildrand den Text "Nur offene Posten". Wenn Sie
anschließend nochmal die Taste «F6» drücken, dann enthält die Datei wieder
alle Posten (in diesem Fall sehen Sie den Text "Alle Posten").
Verlassen Sie jetzt diesen Programmteil, indem Sie die Taste «ESC»
drücken.
62
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 62 -
6.1. Schnittstelle zu CTO EA
Wenn Sie unser Programm CTO EA (Umfangreiche Einnahmen - Ausgaben -
Überschußrechnung mit Anlagenbuchhaltung) zusätzlich erworben haben, dann
werden automatisch bezahlte Rechnungen verbucht:
Nachdem Sie die entsprechende Rechnung mit «F7» verbucht haben, das Datum
und evtl. den Betrag bestätigt oder geändert haben, erscheinen auf der
rechten Bildschirmseite die Buchungstexte (für Einnahmen und Ausgaben) und
die diesen Buchungstexten zugeordneten Kontenklassen:
╔═Auswahl Buchungstext══════════════════════╗
║ Text EA ║
╠═════════════════════════════════╦═════════╣
║ CTO EHO - Registrierung ║ 1 ║
║ CTO EA - Registrierung ║ 2 ║
║ CTO BIBLO - Registrierung ║ 3 ║
║ CTO EHO - Registr. u. Handb. ║ 1 ║
║ CTO EHO - Demoversion ║ 1 ║
║ Fachzeitschriften ║ 21 ║
║ Fachbücher ║ 22 ║
║ Büromiete ║ 23 ║
║ Postwertzeichen ║ 24 ║
║ Büromaterial ║ 25 ║
║ CTO EKS - Registrierung ║ 4 ║
║ CTO EA - Registr. u. Handb. ║ 2 ║
║ CTO HEILPRAXIS ║ 5 ║
╚═════════════════════════════════╩═════════╝
╔Buchungstext auswählen ══════════════════════════════════════════╗
║ Blättern; F10: Übertragen; ENTER: Ändern; ESC: Abbruch ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Wir haben hier eine relativ genaue Unterscheidung der Buchungstexte in-
nerhalb der einzelnen Konten vorliegen. Man könnte natürlich auch bei-
spielsweise ein einziges Konto einrichten und als Buchungstext "Pro-
grammverkauf" wählen.
Wir wollen annehmen, daß eine Rechnung über den Verkauf einer Registrie-
rung CTO EHO mit Handbuch verbucht werden soll. In diesem Fall wandert man
mit dem Cursor auf den entsprechenden Buchungstext und drückt dann die
Taste «F10».
63
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 63 -
Sicher ist es sinnvoll, wenn zunächst in der Einnahmen - Ausgaben -
Überschußrechnung CTO EA (zumindest) ein Kontenplan angelegt wird, damit
nicht später ein heilloses Durcheinander entsteht.
Wenn Sie für eine Buchung noch keinen Buchungstext vorgesehen haben, dann
blättern Sie solange vorwärts (mit «PgDn»), bis Sie einen freien oder
nicht mehr benötigten Buchungstext finden, drücken Sie dann die «ENTER» -
Taste und geben Sie den Buchungstext ein. Die Eingabe schließen Sie durch
Drücken der Taste «ENTER» wieder ab. Anschließend gehen Sie mit dem Cursor
in die Spalte "EA" - für die Kontenklasse - und geben da die entsprechende
Kontenklasse ein. Bewegen Sie dann den Cursor wieder in die Spalte "Text"
und drücken Sie die Taste «F10».
Falls Sie nicht verbuchen wollen, drücken Sie die Taste «ESC».
Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie auswählen, auf welches
Geldkonto der Rechnungsbetrag eingegangen ist.
Der Vorgang der Verbuchung wird wiederholt, wenn zu beiden möglichen
Steuersätzen Beträge vorliegen.
Falls Sie eine Rechnung, die bereits gedruckt und verbucht worden ist,
korrigieren mußten, wird der o.g. Verbuchungsvorgang wiederholt. Dabei
wird allerdings der fehlerhafte Buchungssatz in CTO EA automatisch durch
den verbesserten Satz ersetzt. (Dies gilt allerdings nicht für das Geld-
konto).
6.2. Schnittstelle zu CTO FIBU
Wenn Sie unser Programm CTO FIBU im Einsatz haben und dies bei den
Voreinstellungen entsprechend angegeben haben, erscheint nach der
Zahlungserfassung in der rechten Bildschirmhälfte ein Fenster, in dem Sie
das Geld- bzw. Bankkonto wählen können. Die weitere Verbuchung erfolgt
dann in CTO FIBU.
64
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 64 -
7. Mahnungswesen
Der Bereich des Mahnungswesens enthält einerseits eine Schnittstelle zu
den verschiedensten Textverarbeitungsprogrammen (z.Bsp. WORD, WORDSTAR),
bietet Ihnen aber andererseits auch die Möglichkeit, Mahnungen mit dem
Programm selbst zu erstellen.
Das Menü "Mahnungswesen":
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓─────────────OFFENE - POSTEN───────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 1......................Mahnungen ausgeben ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 2......Mahnungsdaten für Textverarbeitung ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 3...................Aussenstände anzeigen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 4....................Aussenstände drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 5.......................Mahnungen drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 6.................Einzelmahnungen drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙───────────────────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Mahnungsdaten ausdrucken oder auf dem Monitor auflisten
7.1. Mahnungsdaten ausgeben
Damit Sie immer überblicken können, welche Kunden Ihre Rechnungen noch
nicht bezahlt haben, können Sie sich über die Option «6» für "Mahnungs-
wesen" eine Liste dieser Kunden mit allen notwendigen Daten, wie Name,
Adresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag auf dem Bildschirm
oder Drucker ausgeben lassen. Dabei werden alle Kunden aufgelistet, die
eine Rechnung vor einer in der Systeminstallation festzulegenden Anzahl
von Tagen erhalten haben und bis zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht bezahlt
haben:
65
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 65 -
╔══════════════════Mahnungsliste drucken═════════════════════╗
║ ║
║Mahnungsliste drucken (1) oder auf Bildschirm (2) (0) ║
║ ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════╝
Auf dem Bildschirm werden jeweils nur 2 Kunden, deren Rechnungen über-
fällig sind, aufgelistet.
Die Daten brauchen dann nur noch in die Formbriefe für die Mahnungen
eingetragen zu werden, die Sie in Ihrer Textverarbeitung anlegen sollten.
7.2. Mahnungsdaten für Textverarbeitung
Sie können mit Hilfe dieser Option die Daten der Kunden, die angemahnt
werden sollen, für die Verarbeitung mit einer Textverarbeitung (Serien-
brief) vorbereiten.
Sie müssen dann lediglich entsprechende Serienbriefe in Ihrer Textverar-
beitung erstellen und evtl. die Daten noch den Gegebenheiten der jewei-
ligen Textverarbeitung anpassen.
7.3. Mahnungen schreiben
Besonders interessant ist dieser Punkt vor allem dann, wenn Ihnen die
Verarbeitung der Daten in einer Textverarbeitung zu kompliziert ist oder
Sie kein Textverarbeitungsprogramm haben.
Sie können mit Hilfe eines integrierten Texterstellungsprogramms einen
Mahnungsbrief entwerfen, der dann an alle oder ausgewählte Kunden
verschickt werden soll.
Wenn Sie diese Option angewählt haben, müssen Sie beantworten, welche
Mahnung Sie verschicken wollen. Sie können 3 Mahnungsstufen vorsehen.
Anschließend erscheint die folgende Frage:
╔════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║Soll der Mahnungstext gezeigt oder geändert werden (J=ja/n=nein) ? F║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Wenn Sie schon einen Mahnungsbrief erstellt haben und keine Änderungen
mehr vornehmen wollen, dann können Sie diese Frage mit «n» beantworten.
66
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 66 -
Ein Beispiel für einen Mahnungsbrief (erscheint nach Eingabe von «j»):
╔═══════════════════════MAHNUNGSTEXT═══════════════════════════════╗
║ ║
║ sicher ist Ihnen entgangen, daß die Zahlung für die o.g. ║
║ Rechnungsnnummer in Höhe von DM «DM» noch nicht erfolgt ist. ║
║ Wir möchten Sie daher höflichst bitten, die Zahlung auf unser ║
║ Konto möglichst innerhalb der nächsten 14 Tage vorzunehmen. ║
║ ║
║ Sollten Sie den Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie ║
║ dieses Schreiben bitte als gegenstandslos ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ Mit freundlichen Grüßen ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ Wenn Sie einen Betrag in Ihren Mahnungstext einfügen wollen, ║
║ müssen Sie an der entsprechenden Stelle im Text «DM» schreiben ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════╝
An dem Beispiel können Sie erkennen, daß Ihr Mahnungsbrief bis zu 18
Zeilen lang sein kann. Wenn Sie im Text an einer beliebigen Stelle <DM>
einfügen, wird automatisch der entsprechende Preis an der Stelle im Text
ausgedruckt. Achten Sie allerdings darauf, daß Sie noch genügend Platz zum
linken Rand haben, weil es ansonsten zu Schwierigkeiten bei der Formatie-
rung kommen kann.
Folgende Tastenkombinationen zur Veränderung des Textes können Sie nutzen:
«INS» : Schalter für Einfüge-/Überschreibemodus
«CTRL Y» : Zeile löschen
«CTRL rechts» : Nächstes Wort rechts
«CTRL links» : Vorhergehendes Wort
«CTRL T» : Rechtes Wort löschen
Diese Texterfassung ist im Prinzip mit einer Schreibmaschine zu verglei-
chen, allerdings mit dem großen Unterschied, daß Sie Fehler auf dem
Bildschirm leicht korrigieren können und die Briefe praktisch automatisch
auf den Adressaten zugeschnitten werden können.
Wenn Sie den Brief geändert haben bzw. Ihre Arbeit fortsetzen wollen,
brauchen Sie (wie gewohnt) nur «PgDn» zu drücken und es erscheint eine
Sicherheitsabfrage:
Alles richtig (J=ja/n=nein) ?
67
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 67 -
Wenn Sie diese Frage bestätigt haben (mit «j»), erscheint der folgende
Hinweis:
Bitte Drucker einschalten und Taste drücken oder mit ESC abbrechen.
(mit «ESC» können Sie diesen Programmpunkt wieder verlassen)
Anschließend können Sie festlegen, ob alle Kunden, die angemahnt werden
sollen, automatisch die Mahnung erhalten sollen oder nicht. Dies gilt für
alle Kunden, die die gewählte Mahnungsstufe noch nicht erreicht haben:
Bei der dritten Mahnungsstufe haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eine
entsprechende Mahngebühr aufzuschlagen.
Sollen alle Mahnungen ohne Nachfrage gedruckt werden (J=ja/n=nein)?
Die Voreinstellung für diese Frage ist «n»,d.h. Sie müssen jeweils
bestätigen, ob der angezeigte Kunde eine Mahnung erhalten soll.
Jetzt brauchen Sie nur noch das Mahnungsdatum ändern oder bestätigen:
19.11.87
Die Nummer der Mahnung und das Mahnungsdatum erscheinen immer auf dem Mah-
nungsbrief.
╔════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║Mahnungen an folgende Kunden: Tagesdatum: 19.11.87 ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════╝
╔════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║Name Bez. Rech.-dat. Mahn. Gesamtpreis ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Josef Esser F 10.09.87 1 3714.65
╔════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ESC = Abbruch F9 = Nicht drucken F10 = Drucken║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════╝
68
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 68 -
Der Kunde hat bereits die erste Mahnung erhalten (Mahn.:1).
In dem Beispiel erreichen Sie mit der Eingabe von
«F10», daß für den Kunden "Esser" die 1. Mahnung ausgedruckt wird (was
natürlich nicht sinnvoll ist, weil der Kunde ja bereits die erste
Mahnung erhalten hat),
«F9 », daß dieser Kunde keine Mahnung erhält und der nächste Kunde ange-
zeigt wird,
«ESC», daß Sie diesen Menüpunkt verlassen können und wieder in das Mah-
nungsmenü gelangen.
7.4. Außenstände anzeigen oder drucken
Anhand dieser Option können Sie sich einen Überblick verschaffen,
1. welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind,
2. wie hoch der Gesamtbetrag aller Aussenstände ist.
7.5. Einzelmahnungen drucken
Während beim Punkt "Mahnungen drucken" das Programm zunächst die erste
Rechnung sucht, die gemahnt werden kann, besteht bei diesem Punkt die
Möglichkeit, nach Eingabe der Rechnungsnummer einzelne Rechnungen sofort
anzumahnen.
69
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 69 -
8. Umsatz (Statistik)
Dieser Menüpunkt erlaubt Ihnen Rückschlüsse auf Ihre Ertragslage.
Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓────────────STATISTIK──────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 1...................Monatsumsatz ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 2...................Jahresumsatz ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 3........Rechnungsliste ausgeben ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 4.........Rechnungsliste drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 5...........Artikelverkaufsliste ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 6...Artikelverkaufsliste drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 7.......Kundenstatistik ausgeben ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 8........Kundenstatistik drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 9........Übersicht Artikel/Monat ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ A.........Kunden - Info ausgeben ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ B..........Kunden - Info drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ C...........Tagesumsatz ausgeben ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ D......................Rohgewinn ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ E...........Provisionsabrechnung ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙───────────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Monatsumsatz auf dem Bildschirm anzeigen
Die Menüpunkte im Einzelnen:
(1): Diese Option eignet sich dazu, den Monatsumsatz, berechnen zu lassen.
Sie können dabei den Umsatz von jedem Monat des laufenden Jahres über-
blicken.
Beim Aufruf der Dateireorganisation werden bezahlte Rechnungen und die
zugehörigen Positionen aus Verarbeitungszeitgründen gelöscht.
Aus diesem Grund ist es ratsam, die Rechnungen des Vormonats mit der
Option «4» rechtzeitig ausdrucken zu lassen.
(2): Die Berechnung des Jahresumsatzes ist für das laufende und das vor-
hergehende Jahr möglich.
Dabei werden die monatlichen Umsätze gezeigt und die einzelnen Umsätze
zusätzlich grafisch verdeutlicht.
70
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 70 -
(3):"Rechnungen auf Bildschirm ausgeben" erlaubt Ihnen einen
Gesamtüberblick über alle Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums,
spezifiziert nach Rechnungsnummer, Namen, Rechnungsdatum und Gesamtpreis.
(4): Sie haben die Gelegenheit die o.g. Liste auch auf den Drucker
auszugeben.
(5): Hier erhalten Sie Auskunft, welche Kunden wieviel im eingegebenen
Zeitraum gekauft haben.
(6): wie (5), aber Ausdruck.
(7): Hier erhalten Sie Auskunft, welche Artikel wie oft verkauft wurden.
Auch hier kann diese Statistik wieder bezogen auf den Monat oder das Jahr
gezeigt werden.
(8): wie (7), aber Ausdruck
(9): Hier erhalten Sie Auskunft, wie oft ein Artikel im Verlaufe eines
eingegebenen Zeitraums verkauft wurde.
(A): Zu jedem Kunden können Sie sich ein Kundeninfo zeigen lassen. Dieses
Kundeninfo enthält die Positionen der Rechnungen, Verkaufsdatum, Preis,
etc.
(B): wie (A), aber Ausdruck
ACHTUNG: Die o.g. Punkte sind im Vergleich zur Version 1.01 technisch
geändert worden: Bei der Version 1.01 erfolgte die Auswertung aufgrund
des Namens, bei der Version 2.0 erfolgt die Auswertung
kundennummernbezogen. Sollten Positionen nicht aufgelistet werden, so
versuchen Sie dies mit der Direkteingabe (F3) des Namens. Allerdings
können in diesem Fall auch Positionen von Kunden aufgelistet werden, die
den gleichen Namen haben.
(C): Anhand dieser Option können Sie den Tagesumsatz feststellen und
zusätzlich eine Auskunft über die Zahlungsart erhalten.
(D): Rohgewinn
Beim Rohgewinn wird nach Eingabe eines Zeitraums der entsprechende Betrag
(Differenz aus dem Nettobetrag der Rechnungsposition und dem zur Zeit für
diesen Artikel aktuellen Einkaufspreis multipliziert mit der verkauften
Anzahl) berechnet.
(E): Provisionsabrechnung
Nach der Eingabe des Zeitraums und dem gewünschten Verkäufer bzw.
Vertreter wird abhängig von dem beim jeweiligen Artikel eingegebenen
aktuellen Provisionssatz und der verkauften Anzahl die entsprechende
Einzelprovision berechnet. Am Ende der Liste wird dann die Gesamtprovision
ausgewiesen.
71
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 71 -
Allerdings möchten wir an dieser Stelle noch einmal darauf hinweisen, daß
es beispielsweise zu Fehlern bei der Berechnung des Monatsumsatzes oder
bei der Artikelstatistik kommen kann, wenn der entsprechende
Berechnungszeitraum länger zurückliegt und wenn bei der Dateireorgani-
sation Daten, die nur noch für statistische Zwecke interessant sind,
gelöscht worden sind. Eine Berechnung eines weiter zurückliegenden
Berechnungszeitraums würde die Verarbeitungsgeschwindigkeit negativ
beeinflussen (vgl. auch Kapitel Dateireorganisation).
Aus diesem Grund sollten Sie möglichst im folgenden Monat die Liste der
Rechnungen des vorhergehenden Monats ausdrucken lassen (Rechnungsausgangs-
buch).
Bei der Berechnung des Umsatzes ist das Rechnungsdatum entscheidend: Ange-
nommen eine Rechnung ist am 15.12.86 erstellt und am 7.01.87 bezahlt
worden. Dann wird der Rechnungsbetrag zur Umsatzsumme des Jahres 1986
addiert und in der Rechnungsliste des Monats Dezember (1986) geführt.
72
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 72 -
9. Programminstallation
Nach Eingabe eines Code - Wortes (nach einer Neuinstallation des Programms
gelangen Sie in die Installation, indem Sie die Taste «ENTER» drücken)
erscheint das Installationsmenü, das aus vier Punkten besteht:
╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╓───────────────INSTALLATION────────────────╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 1.......................Voreinstellungen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 2.....................Formulargestaltung ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 3....................Druckerinstallation ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 4..................Alte Angebote löschen ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 5..............Kassenbestand korrigieren ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 6...........................Dateimanager ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 7........................Listengenerator ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 8..........................Liste drucken ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ 9......................Formulargenerator ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╙───────────────────────────────────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Skonto, Rabatt, MwSt.-Sätze, Währung, etc. einstellen
73
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 73 -
9.1. Voreinstellungen
╔═════════════════════Voreinstellungen Seite -1-═════════════════════╗
║ ║
║ Rechnungserstellung mit Bruttofakturierung ? J ║
║ Verwendung Rechnungsformular 1, 2 oder 3 ? 2 ║
║ Ausweisung der Nettobeträge (nur Nettof.) ? J ║
║ Ab wann Aufnahme in die Mahnungsliste ? 30 Tage ║
║ Wieviel Prozent Skonto ? 2.00 % ║
║ Bis zu wieviel Tagen Skonto ? 10 Tage ║
║ Codewörter Systemeinstellung: ║
║ Lagerzugang: ║
║ Hilfe editieren ? J ║
║ Bankverbindung eingeben ? N ║
║ Währung: DM ║
║ Bezeichnung Umsatzsteuer: MwSt. ║
║ 1. Steuersatz: 14.00 ║
║ 2. Steuersatz: 7.00 ║
║ ║
║ Verkäuferstatistik: (j/n) J ║
║ Abfrage Kopie bei Quittungsdruck: (j/n) N ║
║ Quittung auf Bondrucker (40 Zeichen) N ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Rechnungen auf Basis der Netto- oder Bruttopreise
Mit CTO EHO haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen an Endkunden und/oder
Wiederverkäufer zu schreiben. Wenn Sie an Endkunden verkaufen, müssen Sie
hier die Frage mit «T» beantworten, ansonsten geben Sie «F» ein. Wenn sich
Kunden an Bruttopreisen orientieren, dann erfolgt die Berechnung aller
Preise aufgrund der in der Lagerverwaltung kalkulierten Bruttopreise.
Rechnungsformular
Sie können zwischen zwei Formulare für Rechnungen und Angebote wählen:
a) Formular 1 enthält folgende Spalten: Positionsnummer, Artikeltext,
Menge, Rabatt, Kennziffer für Steuersatz, Einzelpreis, Gesamtpreis.
Optional können Sie im Rahmen der Installation noch angeben, ob die
Mengeneinheit und/oder die Artikelnummer gedruckt werden soll.
b) Formular 2 enthält folgende Spalten: Artikelnummer, Artikeltext,
Rabatt, Einzelpreis, Gesamtpreis. Optional können Sie im Rahmen der
Installation noch angeben, ob die Mengeneinheit gedruckt werden soll.
c) Formular 3 können Sie in der erweiterten Version selber gestalten (vgl.
Formulargenerator)
74
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 74 -
Ausweisung der Nettobeträge
Wenn Sie auf Ihren Rechnungen zusätzlich die jeweiligen Nettobeträge
drucken möchten, geben Sie hier "J" ein. Diese Option ist nur dann von
Bedeutung und wird auch nur dann ausgeführt, wenn
a) Nettofakturierung gewählt wurde (s.o.)
b) Artikel mit (mindestens) zwei Steuersätzen fakturiert werden.
Frist für Aufnahme in die Mahnungsliste
In diesem Teil können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen eine Rechnung,
die noch nicht bezahlt worden ist, in der Mahnungsliste aufgenommen werden
soll.
Wenn also das Rechnungsdatum um beispielsweise 14 Tage überschritten
worden ist, dann wird die Rechnung in der Mahnungsliste gezeigt. Beispiel:
Ab wann Aufnahme in die Mahnungsliste ? 14 Tage
Prozentsatz für Skonto
Hier können Sie festlegen, wieviel Prozent Skonto die Kunden gegebe-
nenfalls erhalten sollen. Im Beispiel werden dann 2% Skonto berück-
sichtigt:
Wieviel Prozent Skonto ? 2.00 %
Frist für Skonto
Hier kann festgelegt werden, innerhalb welchen Zeitraums Sie einem Kunden
auf eine Rechnung Skonto gewähren wollen. Auf Rechnungen wird allerdings
grundsätzlich nur dann Skonto gewährt, wenn Sie bei der Rech-
nungserstellung (Verkauf oder Rechnungsdruck) eine entsprechende Angabe
gemacht haben. Im Beispiel wird auf Rechnungen Skonto gewährt, die
innerhalb von 10 Tagen bezahlt werden:
Bis wann Skonto ? 10 Tage
Codewort für Systemeinstellung
Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter in die Teile
"Installation" und "Umsatz" gelangt.
Codewort für Lagerzugang
Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter in die Teile
"Lagerzugang", "Neukalkulation" und "Lieferung" (in Artikelmaske - Aufruf
mit «F6») gelangt.
Bankverbindung eingeben
Wenn Sie hier "j" eintragen, dann erscheint immer dann, wenn Sie eine neue
Adresse erfassen, ein Fenster, in dem Sie die Bankverbindung eintragen
müssen. Diese Bankverbindung wird z. Zt. nur bei Lastschriften
berücksichtigt. Weitere Möglichkeiten werden wir voraussichtlich in den
folgenden Versionen anbieten. In CTO FIBU wird allerdings ein
75
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 75 -
Überweisungsdruck möglich sein, für den diese Felder dann natürlich
wichtig sind.
Hilfe editieren
Sie können bei Eingabe von «j» die Hilfe individuell gestalten oder
ergänzen.
Währung
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Währungsbezeichnung einzugeben, die
dann auf allen Formularen ausgedruckt wird, bei denen die Währung genannt
wird.
ACHTUNG: Wenn Sie als Währung "SFR" (Schweiz) eingeben, dann werden
Summenwerte automatisch auf 5 bzw. 10 Rappen auf- oder abgerundet.
Steuersätze
Sie haben die Möglichkeit zwei Steuersätze frei festzulegen. Nur die hier
eingegebenen Steuersätze und 0 werden bei der Lagerverwaltung akzeptiert.
Nach einer Änderung der Steuersätze werden allerdings nicht die Preise neu
berechnet. Die Steuersätze, die vorher in der Lagerverwaltung eingetragen
waren, bleiben erhalten.
Verkäuferstatistik8
Wenn Sie in Zukunft auswerten wollen, welche Verkäufer welche Umsätze
getätigt haben bzw. eine Provisionsabrechnung durchführen wollen, müssen
Sie hier "J" eintragen.
Abfrage Kopie
Beim Barverkauf erscheint standardmäßig immer die Abfrage, ob Sie eine
Kopie drucken wollen. Wenn Sie diese Abfrage unterdrücken wollen, tragen
Sie hier bitte "N" ein.
____________________
8 Dieses Feld steht nur in der erweiterten Version zur Verfügung.
76
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 76 -
Quittung auf Bondrucker
Auf dem Markt sind einige Drucker erhältlich, die speziell für
Kassensysteme entwikkelt wurden. Mit diesen Druckern lassen sich die
bekannten Bons drucken, wobei in der Regel bei den handelsüblichen
Druckern, die an einen PC angeschlossen werden, bis zu maximal 48 Zeichen
pro Zeile gedruckt werden. Der Ausdruck von Quittungen in der Größe von
Kassenzetteln (Bons) kann bei Eingabe von "J" erfolgen. Dabei werden
maximal 40 Zeichen pro Zeile gedruckt.
╔═════════════════Voreinstellungen Seite -2-══════════════════════╗
║ ║
║ Farbeinstellungen: ║
║ ║
║ ║
║ Übertragung in CTO EA: (Z)ahlungs- oder (R)echnungsdatum ? Z ║
║ Sollverbuchung ? N ║
║ Einsatz CTO FIBU ? N ║
║ Artikelnummern auf Rechnungen drucken ? N ║
║ Einheiten auf Rechnungen drucken ? N ║
║ Lieferscheine mit Gesamtpreis ? N ║
║ Adressenneueingabe mit Ortsvorschlag ? J ║
║ Makrotasten sofort aktivieren ? J ║
║ Kennung für Lieferanten : EINK ║
║ ║
║ Datum für Reorganisation: 01.01.90 ║
║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ Standardeinstellungen: Zahlung sofort: N ║
║ Skonto: N ║
║ ║
║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║Farbeinstellung für Eingaben/Menüauswahl wählen - Keine Änderung: «ESC» ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Übertragung in CTO EA
Sie können hier auswählen, ob entweder das Rechnungsdatum oder das
Zahlungsdatum übertragen werden soll.
Sollverbuchung
Wenn sowohl bezahlte als auch unbezahlte Rechnungen sofort in CTO EA
übertragen werden sollen, tragen Sie hier "J" ein. Standardmäßig werden
Rechnungen erst dann übertragen, wenn diese Rechnungen bezahlt sind
(Istverbuchung).
77
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 77 -
Einsatz CTO FIBU
Wenn Sie unser Programm CTO FIBU im Einsatz haben, tragen Sie hier bitte
"J" ein. Bitte beachten Sie, daß Sie zusätzlich die Möglichkeit haben,
eingehende Zahlungen zusätzlich in CTO EA zu verbuchen. In diesem Fall
muss zusätzlich im Verzeichnis C:\EHO das Programm CTO EA installiert
sein.
Farbeinstellungen
Besitzer von Farbmonitoren können die Farbeinstellungen ändern. Zunächst
ist hier die Farbeinstellung für Hinter- und Vordergrund der Masken und
anschließend die Farbeinstellung für Hinter- und Vordergrund der
Eingabefelder festzulegen. Die Auswahl erfolgt über Cursortasten und
Bestätigung mit «ENTER». Wenn Sie keinen Farbmonitor haben, dann sollten
Sie die Werte (Vordergrund: W für Weiß bzw. Hintergrund: N für Schwarz)
nicht ändern. (Zugelassen ist noch W+ für intensives Weiß).
Artikelnummern auf Rechnungen
Wenn zusätzlich Artikelnummern (nur sinnvoll bei Formular 1) auf den
Formularen gedruckt werden soll, können Sie dies hier festlegen.
Einheiten auf Rechnungen
Wenn zusätzlich Mengeneinheiten auf den Formularen gedruckt werden soll,
können Sie dies hier festlegen.
Lieferscheine mit Gesamtpreis
Sie können Lieferscheine wahlweise mit oder ohne den Warengesamtpreis
drucken lassen.
Adressenneueingabe mit Ortsvorschlag
Bei der Erfassung neuer Kunden oder Lieferanten kann das Programm nach der
Eingabe einer Postleitzahl einen entsprechenden Ort vorschlagen. Dieser
Vorschlag erfolgt allerdings nur, wenn bereits eine Adresse mit dieser
Postleitzahl existiert. Dabei "lernt" das Programm neue Postleitzahlen und
die entsprechenden Orte. Diese Möglichkeit ist in der Regel
empfehlenswert, weil dadurch die Eingabezeit stark verkürzt werden kann.
78
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 78 -
Makrotasten sofort aktivieren
Die Makrotasten (SHIFT F1 bis SHIFT F10) stehen bei Eingabe von "J" sofort
nach dem Programmstart zur Verfügung. Mit Hilfe dieser Makrotasten besteht
die Möglichkeit, häufig wiederkehrende Vorgänge wie beispielsweise die
Suche eines Kunden nach dem Namen oder Kundennummer sofort ausführen zu
lassen.
Kennung für Lieferanten
Geben Sie hier die von Ihnen in der Regel benutzte Kennung für Lieferanten
ein (im Beispiel "EINK"). Bei der Auswahl eines Lieferanten innerhalb der
Artikelmaske beginnt dann die Auflistung der Lieferanten, die mit dieser
Kennung versehen worden sind.
Datum für Reorganisation
Abhängig von dem hier eingegebenen Datum werden Rechnungen, die vor diesem
Datum bezahlt wurden, und Rechnungspositionen mit einem davor liegenden
Rechnungsdatum gelöscht.
ACHTUNG: Wenn Rechnungen oder Rechnungspositionen gelöscht werden, hat
das Auswirkungen auf die Statistik (vgl. Kapitel 10).
Standardeinstellungen Rechnungserstellung
Sie können hier eine Voreinstellung für die Rechnungsschreibung in Bezug
auf die Zahlung und Skonto vornehmen. Bei der Rechnungsschreibung wird
diese Voreinstellung vorgeschlagen. Beispiel: Rechnungen werden (nicht
sollen !!) in der Regel sofort bezahlt, dann geben Sie hier "J" ein.
Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie wählen, ob diese
Einstellung standardmäßig (Auswahl "Standard") gelten soll. Im anderen
Fall wählen Sie "Alternativ". Die Standardeinstellung ist immer beim
Programmstart aktiviert. Wenn Sie die Alternativeinstellung wählen wollen,
müssen Sie im Hauptmenü die Tastenkombination «ALT» «I» drücken. Durch
diese Möglichkeit können Sie beispielsweise zwei verschiedene Drucker
festlegen (z. Bsp. Laserdrucker für Rechnungen, Matrixdrucker für
Etiketten).
║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║Speichern in Standard Alternativ ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
79
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 79 -
9.2. Formulargestaltung
Hier können Sie alle Formulare gestalten (z. Bsp. Briefkopf, Fußzeilen,
etc.
╔════════════════════Formulargestaltung Seite -1- ════════════════════════╗
║Firmenkopf / Druckart: ║
║ N ║
║ N ║
║ N ║
║ N ║
║Überschrift für Rechnungen / Druckart: ║
║R E C H N U N G B ║
║Zusatzzeile: ║
║NEU: Weitere Programme (MS-WORD,Timeworks,PC-TOOLS,etc.) auf Anfrage ║
║Rechnungskopf für Formular 1: ║
║Pos. Artikel Menge Rab. MwSt. Preis Gesamt ║
║Rechnungskopf für Formular 2: ║
║Art.-Nr. Artikel Menge Rab. Preis Gesamt║
║Fußzeilen: ║
║Betrag per Nachnahme erhalten ║
║Gerichtsstand ist Aachen ║
║<8 ║
║ ║
║ ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Kopfzeile für Rechnung eingeben
Hier können Sie Ihren Briefkopf, der nicht nur auf Rechnungen, sondern
auch in Texten, Mahnungen etc. erscheint, frei festlegen. Zusätzlich
können Sie wählen, welche Zeilen "breit" (Eingabe «B») oder "normal"
(Eingabe «N») gedruckt werden sollen. Beachten Sie allerdings, daß bei
Breitschrift höchstens die Hälfte des möglichen Platzes zur Verfügung
steht, weil ansonsten der Text nicht in einer Zeile gedruckt werden kann.
Wenn Ihr Papier bereits einen fertigen Briefkopf enthält, dürfen Sie hier
natürlich nichts eingeben.
Rechnungskopfzeilen eingeben
Die Rechnungskopfzeilen für beide Formulare können Sie individuell
gestalten.
Zusatzzeile
Hier können Sie zusätzlichen Text unterbringen, der über dem
Rechnungsrumpf gedruckt wird.
80
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 80 -
Rechnungskopf für Formular 1 / 2 / 3
Hier tragen Sie die Bezeichnungen der einzelnen Spalten Ihrer Rechnungen
ein.
Fußzeilen für Rechnung eingeben
Sie können drei Fußzeilen, die auf Ihren Rechnungen erscheinen sollen, in
der angegebenen Größe frei eingeben. Die Länge der Fußzeile beträgt
maximal 70 Zeichen. Wenn Sie die Fußzeilen auf Ihren Rechnungen etwas
einrücken wollen, dann geben Sie entsprechend Leerzeichen ein. Hier können
Sie auch die sogen. festen Zeilen ansprechen: Wenn Sie auf Ihrer Rechnung
das entsprechende Zahlungsdatum ausweisen möchten (dieser Text ist auf der
Funktionstaste F8 gespeichert), dann geben Sie in die Fußzeile
:<8 :
ein. Der Text wird jetzt immer automatisch eingesetzt.
Text für Fußzeilen eingeben: (Beispiel)
: Vielen Dank für Ihren Auftrag :
: Diese Rechnung gilt gleichzeitig als Garantienachweis :
:Beachten Sie unsere Lieferbedingungen auf der Rückseite:
╔══════════════════Formulargestaltung Seite -2- ═══════════════════════╗
║ Texte für Fußzeilen von Rechnungen bearbeiten : NEIN JA ║
║ ║
║ Text für Kopf- und Fußzeile des Lieferscheins eingeben: ║
║ Sie erhalten mit heutiger Lieferung folgende Artikel: ║
║ Die gelieferten Waren bleiben bis zur vollst. Bezahlung unser Eigentum ║
║ ║
║ ║
║ Text für Fußzeile der Auftragsbestätigung eingeben: ║
║ Wir liefern Ihnen die bestellten Artikel zum <DAT>. ║
║ ║
║ Texte für Fußzeilen beim Quittungsdruck eingeben: ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ Texte für Fußzeilen bei Angeboten eingeben: ║
║ Dieses Angebot ist gültig bis zum ║
║ Lieferfrist: Wochen nach Auftragsbestätigung ║
║ ║
║ ║
║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║Alles richtig ? JA NEIN ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
81
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 81 -
Texte für Rechnungsfußzeilen ändern
Auf den Funktionstasten F2 bis F9 können Sie neben zwei fest eingebauten
Zeilen (F8, F9) mit Zahlungskonditionen und -fristen auch noch 6 weitere
Texte hinterlegen, die Sie im Bedarfsfall in eine Rechnung integrieren
können.
Überschriften und Fußzeilen bei den anderen Formularen
Bei allen anderen Formularen können Sie individuell die Überschrift
eingeben. Auch diese Überschrift kann wahlweise in Breitschrift gedruckt
werden.
╔══════════════════Formulargestaltung Seite -3- ═══════════════════════╗
║ ║
║ Überschrift für Angebote / Druckart: ║
║ A N G E B O T B║
║ Überschrift für Auftragsbestätigung / Druckart: ║
║ A U F T R A G S B E S T Ä T I G U N G B║
║ Überschrift für Lieferscheine / Druckart: ║
║ L I E F E R S C H E I N B║
║ Überschrift für Quittungen: ║
║ Q U I T T U N G ║
║ Überschrift für Gutschriften / Druckart: ║
║ G U T S C H R I F T B║
║ Absender im Adressenfeld: Linker Rand beim Absender: ║
║ CTO Software GmbH, Kapuzinergraben 38, 5100 AACHEN 6 ║
║ ║
║ Eingabefeld rechts: 1xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ║
║ 2xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ║
║ 3xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ║
║ 4xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ║
║ 5xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ║
║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║Alles richtig ? JA NEIN ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Überschriften für andere Formulare
Hier können Sie die Bezeichnungen und die Druckart bei anderen Formularen
eingeben
Absenderangaben
Der hier eingetragene Absender wird auf den Formularen in schmaler Schrift
(komprimiert) ausgedruckt. Dies betrifft allerdings nicht die
Textverarbeitung. Mit einer Eingabe für Rand für den Absender können Sie
dafür sorgen, daß der Absender möglichst bündig mit der Adressangabe
gedruckt wird. Probieren Sie einfach verschiedene Einstellungen aus und
korrigieren Sie evtl. den linken Rand (vgl. Drukkerinstallation).
82
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 82 -
Linker Rand für Absenderangabe
Da der Absender in Schmalschrift gedruckt wird, muß in der Regel
zusätzlich zu dem allgemeinen linken Rand (vgl. Druckerinstallation) auch
ein (zusätzlicher) linker Rand für den Absender vorgesehen werden. Durch
Probieren finden Sie leicht heraus, wie groß dieser Rand eingestellt
werden muß, weil diese Einstellung auch von Ihrer Angabe beim allgemeinen
linken Rand abhängt.
Eingabefeld rechts
Eingaben in diesem Feld werden bei Rechnungen und Angeboten rechts neben
dem Adressenfeld gedruckt.
Falls Sie das Adressenfeld rechts positioniert haben (z.Bsp. in der
Schweiz), dann dürfen Sie hier nichts eingeben.
9.3. Druckerinstallation
Mit Hilfe dieses Menüpunktes sind Sie in der Lage, praktisch jeden Drucker
einzustellen und weitere Informationen für den Drucker festzulegen. Wenn
Sie im Hauptmenü diese Option angewählt haben und dann «2» für
Druckerinstallation eingeben, dann können Sie sich zunächst eine Liste der
verfügbaren Drucker mit «?» holen. Wählen Sie mit den Cursortasten einen
Drucker aus und drücken Sie dann «F10». Falls eine Schriftart nicht wie
gewünscht gedruckt wird, kontrollieren Sie die sogen. ESC - Sequenzen, die
Sie sehen können, wenn Sie mit dem Cursor in der Druckerliste nach rechts
wandern. Vergleichen Sie diese Sequenzen mit den im Handbuch zu Ihrem
Drucker angegebenen Sequenzen.
Sollte Ihr Drucker nicht angegeben sein, haben Sie zwei Möglichkeiten:
a) Wählen Sie einen ähnlichen (kompatiblen) Drucker aus (vgl. Drucker-
handbuch)
b) Wählen Sie einen (beliebigen) Drucker in der Liste und ändern Sie alle
Sequenzen (vgl. Druckerhandbuch)
Der bisher gewählte Drucker steht hinter "Aktueller Drucker".
Anschließend müssen Sie die Schriftart (normale Schriftart, Elite (etwas
schmaler als normal) oder Near Letter Quality) angeben.
ACHTUNG: Wundern Sie sich nicht, daß bei Wahl der Druckerinstallation
immer als Schriftart "Elite" vorgeschlagen wird und nicht die von Ihnen
zuletzt eingegebene Schriftart. Das liegt daran, weil wir die Erfahrung
gemacht haben, daß mit "Elite" die besten Druckergebnisse erreicht
werden können.
83
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 83 -
Die sogen. ESC - Sequenzen für die Schriftart werden bei dieser Auswahl
automatisch übertragen, können aber von Ihnen noch geändert werden, wenn
Sie das wünschen. Änderungen sollten Sie allerdings - damit diese Werte
dauerhaft gespeichert bleiben - möglichst in der Druckerliste vornehmen.
Je nach Seitenlänge müssen Sie bei der dritten Sequenz im ersten Block
entweder 66 (für einzelne Blätter) oder 72 (für Endlospapier) eingeben.
Andere Werte führen in der Regel nicht zu einem vernünftigen Ergebnis.
Beispiel:
╔═════════════════════Druckerinstallation Seite -1-═══════════════════════╗
║ ║
║ Drucker bisher: Epson LQ-2500, LX-800, LQ 850 ║
║ Epson LQ-2500, LX-800, LQ 850 ║
║ ║
║ Formularlänge einstellen (Einzelblatt: 66; Endlospapier: 72) ║
║ Drucker-Sequenzen für die Seitenlänge in Zeilen: ║
║ 27 67 66 0 0 0 ║
║ ║
║ Vorschub zwischen den Etiketten: 2 ║
║ Linker Rand beim Ausdruck der Formulare: 7 ║
║ Zusätzlicher oberer Rand beim Adressenfeld (-4..7): 0 ║
║ Position für Adressenfeld (0..45): 0 ║
║ Abstand zwischen Adressenfeld und Rumpf (-2..4): 1 ║
║ ║
║ Leerzeilen zwischen den Positionen (j/n) ? J ║
║ ║
║ Seitenwechsel bestätigen (j/n) ? J ║
║ Zeichensatz für HP Laserjet installieren (j/n) ? N ║
║ ║
║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║Alles richtig ? JA NEIN ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Formularlänge
Geben Sie hier die Steuersequenzen für die Formularlänge ein. Bei
Matrixdruckern müssen Sie bei
a) Endlospapier: 27 67 72
b) Einzelblättern: 27 67 66
eingeben.
Bei Druckern der Firma Hewlett Packard (Laserdrucker und
Tintenstrahldrucker) geben Sie für die Formularlänge: (vgl. Anhang)
27 38 108 50 65
ein. Evtl. müssen Sie bei der 5. Steuersequenz auch die Werte 64 bzw. 66
eingeben.
Bei den jeweils nicht benutzten Steuersequenzen geben Sie "0" ein.
84
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 84 -
Vorschub zwischen den Etiketten einstellen
Wenn Sie für Serienbriefe Etiketten ausdrucken wollen, dann müssen Sie
angeben, wieviel Zeilen Vorschub zwischen den Etiketten gemacht werden
sollen. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, die Etiketten neben ein
mit Ihrem Drucker ausgedrucktes Schriftstück zu legen. Auf diese Weise
können Sie leicht abschätzen, wieviel Vorschub Sie vorsehen müssen.
Beispiel: (Etiketten 88,9 * 35,7 mm)
Vorschub zwischen den Etiketten: 2
Linker Rand beim Ausdruck
Sie können angeben, wie groß der linke Rand vom linken Blattrand sein soll
(in Zeichen). Dieser Abstand kann maximal 12 Zeichen groß sein. Achten Sie
allerdings darauf, daß ein linker Rand nur bei einer entsprechenden
Zeichenbreite (sog. 10 - Pitch bzw. Elite als Schriftart) eingesetzt
werden kann, weil ansonsten der Ausdruck fehlerhaft ist.
Zusätzlicher oberer Rand
Hier erfolgt eine Positionierung des Adressfeldes nach oben bzw. unten.
Bei manchen Druckern wird das Papier mehr eingezogen als bei anderen
Druckern, die direkt am oberen Rand des Blattes ansetzen. Um dieser
Schwierigkeit zu begegnen können Sie hier angeben, ob ein zusätzlicher
Rand für das Adressenfeld berücksichtigt werden soll. Zum Beispiel sollten
Sie bei einem EPSON LX 800 hier «0» und bei einem NEC P6/P7 «3» eingeben.
Diese Einstellung betrifft alle Formulare.
Position des Adressfeldes
Hier erfolgt eine Positionierung des Adressfeldes nach links bzw. rechts.
Sie können also angeben, ob zusätzlich zu dem eingestellten linken Rand
beim Adressfeld noch ein weiterer Einzug nach rechts erfolgen soll.
Abstand zwischen Adressenfeld und Rumpf
Hier können sie festlegen, ob Sie zusätzlichen oder weniger Platz zwischen
dem Adressenfeld und der ersten Zeile des Rumpfes haben wollen. Wenn also
beispielsweise der Ausdruck von "Rechnung" bei Ihren Formularen zu hoch
erfolgt, so daß andere Dinge (z. Bsp. "Ihr Zeichen") überdruckt wird, dann
geben Sie hier soviel Zeilen an, wie dieser Text nach unten verschoben
werden soll.
85
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 85 -
Leerzeile zwischen den Positionen
Sie können angeben, ob die einzelnen Positionen durch eine Leerzeile
getrennt werden soll oder nicht.
╔═════════════════════Druckerinstallation Seite -2-═══════════════════════╗
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║Bereich für Positionen bei Rechnungen verlängern oder kürzen: -5 ║
║ ║
║Bereich für Positionen bei Auftragsbest. verlängern oder kürzen: -5 ║
║ ║
║Bereich für Positionen bei Lieferscheinen verlängern oder kürzen: -5 ║
║ ║
║Formatierung: (S)tandard oder wie (E)rste Seite ? S ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║ ║
║───────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║Hier können Werte für die variablen Längen der Formulare eingegeben werden ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Bereich für Positionen verlängern oder kürzen
Wenn beispielsweise als Fußzeilen vorgesehene Texte nicht mehr auf dem
gleichen Blatt sondern auf dem nächsten Blatt gedruckt werden, dann müssen
Sie hier den Bereich entsprechend verkürzen. Angenommen zwei Fußzeilen
werden auf der nächsten Seite gedruckt, dann müssen Sie bei der
Bereichsangabe mindestens "-2" (für zwei Zeilen weniger) eingeben.
Sollten Sie feststellen, daß beim Ausdruck noch ziemlich viel Platz auf
dem Blatt leer bleibt, können Sie den Bereich verlängern, indem Sie
angeben, wieviel Zeilen zusätzlich gedruckt werden können. Beispiel: "2"
entspricht zwei Zeilen mehr.
Formatierung
Die Angabe Formatierung wie erste Seite ist vor allen Dingen dann ratsam,
wenn Sie Geschäftspapier verwenden, bei der ein Ausdruck von Folgeseiten
der ersten Seite entsprechen soll.
Bei der standardmäßigen Formatierung erfolgt auf den Folgeseiten der
Ausdruck wesentlich höher, so daß mehr Positionen gedruckt werden können.
86
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 86 -
10. Datensicherung und -wiederherstellung
Eine Datensicherung über das Programm ist leider nicht mehr
möglich.
Um Ihre Daten zu sichern, geben Sie
C>ehoback
ein.
Zu Wiederherstellung von Daten geben Sie
C>ehorest
ein.
Beachten Sie bitte, daß Sie sich mit dem Kauf des Programms verpflichtet
haben, ordnungsgemäße Datensicherungen eigenverantwortlich
durchzuführen. Wir weisen an dieser Stelle noch einmal darauf hin, daß
wir keinerlei Gewähr bei Datenverlusten übernehmen.
87
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 87 -
11. Dateireorganisation
Diesen Menüpunkt brauchen Sie nur in folgenden Fällen anzuwählen:
1. Ihre Maschine ist während der Arbeit mit dem Programm "abgestürzt", so
daß Sie einen "Warm-" oder "Kaltstart" machen mußten. Durch diesen
Absturz kann es zu Fehlern in den Datenbanken kommen, die aber durch Wahl
von «9» wieder korrigiert werden.
2. Die Daten, die Sie mit "Kontrolle" (das sind die einzelnen Positionen
zu den Rechnungen) ansehen können, bleiben nach der Rechnungsschreibung
gespeichert, wodurch allerdings auf die Dauer die
Verarbeitungsgeschwindigkeit negativ beeinflusst wird. Wenn Sie eine
Dateireorganisation vornehmen, werden alle Positionen mit einem Zah-
lungsdatum, das vor dem von Ihnen eingegebenen Datum liegt, gelöscht.
Positionen von Rechnungen, bei denen die Rechnung noch nicht ausgedruckt
wurde, bleiben allerdings auf jeden Fall erhalten. Außerdem werden alle
Adressen und Artikel, die als gelöscht markiert sind, endgültig gelöscht.
3. Daten von Kunden (also nicht aus der Adressverwaltung) und Daten von
Rechnungen mit einem Zahlungsdatum, das vor dem von Ihnen eingegebenen
Datum liegt, werden gelöscht, wenn eine Rechnung geschrieben wurde und die
Rechnung bereits bezahlt worden ist. Auch hier spielt die
Verarbeitungsgeschwindigkeit eine große Rolle, denn "Karteileichen" werden
Sie wohl kaum noch benötigen.
Die Dateireorganisation nimmt einige Zeit in Anspruch.
Dabei können Sie den zeitlichen Fortlauf und die reorganisierten Dateien
mitverfolgen:
In dem folgenden Beispiel werden alle Rechnungen, die vor dem angegebenen
Datum bezahlt worden sind und alle Positionen, für die schon Rechnungen
geschrieben worden sind, gelöscht, wenn das entsprechende Datum vor dem
03.11.89 liegt. Die Anzahl der gelöschten Rechnungen und Positionen werden
jeweils angezeigt:
╔═════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║Rechnungen, die vor dem nachfolgenden Datum erstellt wurden, ║
║werden gelöscht: 03.11.87 ║
║ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
╔═════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ F10 = Datenreorganisation durchführen ESC = Abbruch ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
88
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 88 -
Sollten Sie sich beim Datum geirrt haben, können Sie die Dateireorgani-
sation mit «ESC» unterbinden.
Drücken Sie zur Durchführung der Reorganisation die Taste «F10».
12. Programmende
Das Programm wird durch Wahl der Option «ESC» im Hauptmenü beendet.
Anschließend müssen Sie die Sicherheitsabfrage "Arbeit beenden
(j=ja/n=nein) ?" mit «n» beantworten.
╓───────────────────────────────────────╖
║Weiter arbeiten ║
║Tagesabschluß und beenden ║
║Beenden ║
╙───────────────────────────────────────╜
Der Tagesabschluß beinhaltet praktisch einen Kassenabschluß. Zunächst
müssen Sie hier eingeben, welche Ausgaben Sie aus der Kasse getätigt
haben. Anschließend müssen Sie dem Programm mitteilen, ob Sie einen
Geldbetrag auf ein Bankkonto gezahlt haben. Falls Sie zusätzlich unser
Programm CTO EA einsetzen können Sie den Buchungsvorgang sofort
durchführen. Sie erhalten dann einen Ausdruck mit allen Tageseinnahmen und
Tagesausgaben.
89
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 89 -
13. Specials
a) Hilfe und Notizzettel («F1»)
Die Hilfe können Sie mit der Taste «F1», den Notizzettel mit der
Tastenkombination «CTRL F10» aufrufen. Eine Änderung der Hilfe ist nur
möglich, wenn Sie dies innerhalb der Voreinstellungen (vgl. Installation)
vorgesehen haben. Innerhalb der Hilfe und des Notizzettels haben Sie
folgende Möglichkeiten:
«F7» Ausdrucken der Hilfe
«CTRL W» Geänderte Hilfe speichern
«ESC» Hilfe verlassen
b) Druckerumleitung («ALT» «F5»)
Normalerweise werden alle Ausdrucke über die Schnittstelle LPT 1 auf den
Drucker geschickt. In einigen Fällen kann sich aber ergeben, daß Sie einen
Ausdruck umleiten wollen.
Beispiel: Sie haben einen Laserdrucker, auf dem Sie Ihre Rechnungen
schreiben (LPT 1) und einen Matrixdrucker, auf dem Sie Etiketten drucken
(LPT 2).
Eine besonders nützliche Sache ist die Möglichkeit den Ausdruck in die
Datei "EHO1.DAT" oder "EHO2.DAT" umzuleiten. Das Druckergebnis kann dann
zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise über den DOS - Befehl "PRINT"
ausgedruckt werden. Allerdings wird diese Datei jedes Mal gelöscht, wenn
Sie diese "Umleitung" angeben.
c) Taschenrechner («ALT» «F1»)
Mit dem Taschenrechner sind alle Berechnungen unter Verwendung der
Grundrechenarten (Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division)
möglich. Der Taschenrechner kann anhand der Cursortasten auf dem Monitor
verschoben werden. Darüberhinaus besteht aber auch die Möglichkeit, mit
«X» das berechnete Ergebnis in eine Maske zu übernehmen (z. Bsp.
Auftragserfassung)
90
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 90 -
d) Makros definieren («ALT» «M») und aufrufen
Makros dienen in erster Linie dazu, bestimmte immer wiederkehrende Dinge
auf Tastendruck durchzuführen.
Beispiel: Die Suche nach einem Kundennamen
Im Hauptmenü geben Sie «ALT» «M» auf. Sie erhalten dann auf dem Monitor
eine Eingabemaske mit den derzeit aktuellen Tastenbelegungen der Makros,
die mit «SHIFT» «F1» bis «SHIFT» «F9» aufgerufen werden. In unserem Fall
wählen wir für unser Makro die Tastenkombination «SHIFT» «F1» aus. In das
entsprechende Eingabefeld schreiben wir
s11
Die Bedeutung der einzelnen Kürzel:
s: Auswahl "Stammdaten"
1: Auswahl "Adresse suchen"
1: Auswahl "Suche nach Name"
Sie können in dieses Feld keine Texte eingeben. Wenn Sie also häufiger
Kunden mit dem Namen "Müller" suchen müssen, können Sie diese Bezeichnung
nicht im Makro verankern.
Zur Erstellung der Makros können Sie die im Anhang befindliche
Kurzreferenz zu Hilfe nehmen.
e) Anzeige Datum, Zeit und freie Kapazität («ALT» «D»)
Sie erhalten in diesem Fall eine Information über das aktuelle (System-
)Datum, die Zeit und den zur Verfügung stehenden Arbeitsspeicher.
91
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 91 -
14. Zusätzliche Möglichkeiten in der erweiterten Version
14.1. Dateimanager
Der Dateimanager dient in erster Linie dazu, Aufgaben bzw. Pro-
blemstellungen, die ansonsten nicht zu lösen sind, zu erledigen. Wir
möchten allerdings an dieser Stelle nochmals darauf hinweisen, daß es
nicht sinnvoll ist, den Dateimanager für Aufgaben wie beispielsweise die
Suche nach einem Kunden mit dem Namen "Müller" zu verwenden, weil diese
Problemstellung wesentlich schneller und einfacher über die Suche im
Bereich Stammdatenverwaltung erledigt werden kann.
Nachfolgend werden wir zwei Beispiele nennen, wo der Einsatz des
Dateimanagers sinnvoll ist.
BEISPIEL: Eine nachträgliche Änderung der Rechnungsadresse ist
normalerweise nicht durchzuführen. Mit dem Dateimanager kann die Adresse
geändert werden. Die Rechnung hat die Rechnungsnummer 91023.
Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt "Installation/Formulare" und dort den
Punkt "Dateimanager". Auf dem Monitor erscheint dann zunächst ein Fenster
mit den zur Verfügung stehenden Dateien. In unserem Beispiel muß die
Änderung in der Datei "Aufträge", die die Auftragskopfdaten für sämtliche
Aufträge (also Rechnungen und Angebote) enthält, durchgeführt werden.
Nach Auswahl dieser Datei erscheint unten ein Fenster, wo Sie wählen
können, ob eine Sortierung gewünscht wird. Eine Sortierung ist
grundsätzlich dann nicht zu empfehlen, wenn Sie außerdem noch eine
Bedingung eingeben wollen und/oder eine Änderung des Datenbestands
vornehmen wollen.
In unserem Beispiel geben wir für "Sortierung" "nein" ein, weil in der
Regel die Daten der Auftragskopfdaten bereits durch die Reihenfolge der
Eingabe sortiert sind (fortlaufende Rechnungsnummer).
92
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 92 -
Anschließend erscheint die Abfrage, ob Sie eine Bedingung eingeben wollen.
In unserem Fall beantworten wir aus zwei Gründen diese Frage mit "nein":
a) Der Aufbau einer Bedingung auf eine bestimmte Rechnungsnummer dauert
sehr lange.
b) Eine Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer innerhalb des
Dateimanagers erfordert relativ wenig Zeit.
╒════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 15:01
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒╓Dateien─────╖▒▒▒▒▒▒╓Bedingung ?───╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Stammdaten ║▒▒▒▒▒▒║nein ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Aufträge ║▒▒▒▒▒▒║ja ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Positionen ║▒▒▒▒▒▒║ende ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Lager ║▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Umsatz ║▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Drucker ║▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒╙────────────╜▒▒▒▒▒▒╙──────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒╓Sortierung ?╖▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Nein ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Rechn.-Nr. ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║Angeb.-Nr. ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒║ ║▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒╙────────────╜▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
Auftragskopfdaten
93
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 93 -
Anschließend erscheinen alle Auftragskopfdaten auf dem Monitor:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ANREDE VORNAME NAME │
│ │
│═══════════╤════════════════════════════════╤════════════════════════════════│
│Firma │ │ Roda GmbH │
│Firma │ │ Roda GmbH │
│Herr │ Jörg │ HERRMANN │
│Fa. │ │ Münchrath │
│Herr │ Klaus │ Schilling │
│Firma │ │ WM - Wirtschaftsauskunftei │
│An die │ │ IHK │
│An die │ │ BERUFSAKADEMIE MANNHEIM │
│An das │ │ Abfuhrwesen der Stadt Zürich │
│Herrn │ Alfred │ Lungerbauer │
│Firma │ Wolfgang │ Klüver │
│An die │ │ Tal - Apotheke │
│ │ ÉCOLE D`INGENIEURS │ GROUPE DES MAITRES │
│Firma │ │ Huber Typographie + Satz │
│Herrn │ Stefan │ Turnsek │
│Herr │ Frank │ Murovec │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ENTER = Bearb. F3 = Zählen F4 = Summe F5 = Ersetzen F7 = Suchen ESC = Abbr.│
│ALT F8 = Datensätze löschen ALT T = Datenübergabe ALT F7 = Suche fortsetzen│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Der Aufbau des Bildschirms:
In der obersten Zeile sehen Sie die Feldnamen, darunter erscheinen die
entsprechenden Feldinhalte (Daten). In diesem Fenster sehen Sie unten
rechts das folgende Symbol "". Dieses Symbol weist darauf hin, daß rechts
noch weitere Felder vorhanden sind. Wenn das Symbol "1" links zu sehen
ist, dann sind auch links noch weitere Felder. In der linken Leiste sind
außerdem folgende Symbole zu sehen:
"Pfeil unten" - weitere Datensätze nachfolgend bzw.
"Pfeile" - ungefähre Position in der Liste oder
"Pfeil hoch" - weitere Datensätze vorher.
Diese Symbolik dient in erster Linie dazu, Ihnen die Orientierung im
Dateimanager zu erleichtern.
94
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 94 -
Die einzelnen Möglichkeiten:
«ENTER» Feld ändern
«F3» selektierte (ausgewählte) Datensätze zählen
«F4» Summe bilden (Auswahl eines entsprechenden Feldes)
«F5» Feldinhalt im ausgewählten Datenbestand ersetzen (Auswahl
eines
entsprechenden Feldes (VORSICHT !!)
«F7» Einen bestimmten Feldeintrag suchen (Auswahl eines
entsprechenden
Feldes)
«ALT» «F7» Suche fortsetzen
«ESC» Dateimanager beenden
«ALT» «F8» selektierte Datensätze löschen (VORSICHT !!)
«ALT» «T» Datenübergabe der selektierten Datensätze wahlweise im MS-
WORD
oder WORD PERFECT - Format
Da wir eine bestimmte Rechnungsnummer suchen, drücken wir die Taste «F7»
für "Suche". Wählen Sie anschließend aus der Felderliste das Feld
"RECH_NR" für Rechnungsnummer aus, geben Sie dann als Suchkriterium
"910123" ein. Anschließend ist der Datensatz, der diese Rechnungsnummer
enthält, hell unterlegt. Dies können Sie einfach überprüfen, wenn Sie die
Cursortaste nach links solange betätigen, bis der Feldeintrag für
Rechnungsnummer erscheint.
Jetzt können Sie die Rechnungsempfängerdaten ändern.
Nachfolgend beschreiben wir in Stichpunkten die Vorgehensweise bei einer
relativ komplizierten Problemstellung:
95
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 95 -
BEISPIEL: Sie wollen eine Auflistung aller Umsatzdaten, bei denen Sie
Skonto gewährt haben und die nach dem 1.7.91 bezahlt worden sind.
- Auswahl Dateimanager
- Auswahl Umsatz
- Auswahl Sortierung "Nein"
- Auswahl Bedingung "Ja"
- Auswahl Klammer "nein"
- Auswahl Feld "SKONT" für Skonto
- Auswahl Vergleich "gleich"
- Auswahl "Ja"
- Auswahl Weiter "und"
- Auswahl Feld "ZAHLDAT"
- Auswahl Vergleich "größer oder gleich"
- Eingabe "01.07.91"
- Auswahl Weiter "Ende"
96
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 96 -
14.2. Reportgenerator
Der Reportgenerator ist eine leistungsfähige Möglichkeit, Listen zu
erstellen, die ansonsten über das Programm noch nicht standardmäßig zur
Verfügung stehen. Mit diesem Reportgenerator können für beliebige Dateien
mit beliebigen Feldern in beliebiger Reihenfolge spezielle Listen erstellt
werden, wobei auch hier wieder die Möglichkeiten der Selektierung in
Anspruch genommen werden können.
BEISPIEL: Aufgrund einer internen Auswertung ist es notwendig eine Liste
aller Anwender des Programms CTO BIBLO mit folgenden Informationen
auszudrucken: Name, Postleitzahl, Ort, Bemerkungen, Wiedervorlage,
letzter Kontakt.
Zunächst wählen Sie im Menü "Installation/Formulare" den Punkt
"Reportgenerator" aus. Anschließend geben Sie an, für welche Datei die
Liste erstellt werden soll. In unserem Fall wählen wir hier die Stammdaten
aus. Da Sie eine neue Liste erstellen wollen, wählen Sie den
entsprechenden Punkt aus dem Menü aus. Anschließend erscheint auf dem
Monitor eine leere Maske. Der Aufbau der Maske sieht folgendermaßen aus:
Der Listenkopf enthält alle Angaben wie beispielsweise Überschriften etc.
Bei Spaltenüberschrift tragen Sie alle Informationen zur Beschreibung der
Spalten ein.
Im Runpf tragen Sie Felder und Texte ein, die in der Liste berücksichtigt
werden sollen. Felder werden dabei durch das Zeichen "#" eingeschlossen,
wenn die gesamte Feldbreite berücksichtigt werden soll. Evtl. vorhandene
Leerzeichen im Feld können Sie beim Ausdruck unterdrücken, wenn Sie als
rechtes Begrenzungszeichen "&" eingeben. Zum Beispiel werden bei
Eintragung von #name# automatisch 30 Zeichen (Feldbreite) berücksichtigt.
Aus diesem Grund brauchen die einzelnen Felder auch nicht zusätzlich
eingerückt werden. Allerdings müssen Sie bei der Spaltenüberschrift den im
Rumpf durch das Feld benötigten Platz entsprechend einkalkulieren.
Die Feldliste können Sie mit der Taste «F4» einsehen und Felder mit der
Taste «F10» übertragen, wobei die Übertragung immer an die
Zeilenanfangsposition erfolgt.
Tip: Wenn Sie mehrere Felder übertragen wollen, sorgen Sie zunächst
dafür, daß Sie im Einfügemodus bei der Eingabe sind. Wählen Sie dann
zuerst das letzte gewünschte Feld und übertragen Sie dieses Feld mit
«F10». Stellen Sie dann den Cursor auf den Anfang der Zeile und wählen
Sie dann das vorletzte Feld aus, usw.
Innerhalb der Liste kann auch gerechnet werden.
Beispiele: #brutto*0.7# (berechnet den Bruttopreis abzüglich 30%
Rabatt)
#preis_stck*bestand# (berechnet den Gesamteinkaufswert für
einen Artikel
97
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 97 -
Bei Fuß tragen Sie evtl. notwendige Fußzeilen ein.
98
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 98 -
Für das o.g. Beispiel könnte eine Liste folgende Eintragungen vorweisen:
╓─Listenkopf:───────────────────────────────────────────────────────────────╖
1║Ausdruck aller Adressen mit allen Bemerkungen ║
2║Benutzte Datei: ADRESSEN (Nur Biblo-Anwender) ║
3║Ausdruckdatum: 19.1.91 ║
4║===========================================================================║
║─Spaltenüberschrift:───────────────────────────────────────────────────────║
6║Name Ort ║
7║Bemerkungen ║
8║---------------------------------------------------------------------------║
║─Rumpf:────────────────────────────────────────────────────────────────────║
9║#name# #plz# #ort# ║
10║#bemerk1# ║
11║#bemerk2# ║
12║#bemerk3# ║
13║Vorlage: #wievor# Letzter Kontakt: #wie_dat# ║
14║---------------------------------------------------------------------------║
║─Fuß:──────────────────────────────────────────────────────────────────────║
15║Bitte Folgeseiten beachten ║
16║ ║
17║ ║
18║ ║
╙───────────────────────────────────────────────────────────────────────────╜
Feldliste einsehen mit «F4»
Wundern Sie sich nicht, daß die Spaltenbezeichnung nicht exakt über dem
entsprechenden Feld steht (z. Bsp. Ort). Dies hängt damit zusammen, daß
die Feldlänge (vgl. Anhang) voll ausgenutzt wird, d.h. das Feld "NAME"
umfasst 30 Zeichen - daraus ergibt sich, daß das Feld "PLZ" ab der 32.
Stelle gedruckt wird.
Das Listenlayout speichern Sie ab, indem Sie die Taste «PgDn» drücken.
Anschließend können Sie wählen, ob das Listenlayout gespeichert oder ge-
prüft werden soll, oder ob Sie die Bearbeitung abbrechen wollen.
Bei einer Prüfung wird getestet, ob das Listenlayout unbekannte Felder (z.
Bsp. bei Tippfehlern) oder Zeilen mit Einträgen enthält, die die Spal-
tenbreite (max. 80 Zeichen) überschreiten.
Die Liste kann ausgedruckt werden, indem Sie im Bereich
"Installation/Formulare" den Punkt "Liste drucken" wählen.
99
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 99 -
14.3. Formulargenerator
Der Formulargenerator ist dann interessant, wenn Sie eine Einteilung Ihres
Rechnungsformulars wünschen, die nicht standardmäßig durch die beiden zur
Auswahl stehenden Formate abgedeckt werden kann. In diesem Fall müssen Sie
bei "Voreinstellungen", Seite 1 als ausgewähltes Rechnungsformular das
Formular 3 wählen.
BEISPIEL: Sie benötigen die folgende Aufteilung Ihres Rechnungs-
formulars: Artikelnummer, Menge, Einheit, Artikel, Gesamtpreis.
In diesem Fall tragen Sie in die Formularmaske folgende Informationen ein:
▒╓───────────────────────────────────────────────────────────────────────────╖
▒║─Spaltenüberschrift:───────────────────────────────────────────────────────║
▒║Art.-Nr. Menge Einheit Artikel Gesamt║
▒║─Formular - Rumpf:─────────────────────────────────────────────────────────║
1║#nummer# #anzahl# #a->einheit# #artikel1# #preis# ║
2║ #artikel2# ║
3║ #artikel3# ║
4║ ║
5║ ║
6║ ║
▒╙───────────────────────────────────────────────────────────────────────────╜
Sie sehen außerdem, daß vor dem Feld "EINHEIT" ein Eintrag "a->" ver-
zeichnet ist. Dieser Eintrag sorgt dafür, daß die Information für die
"EINHEIT" aus der Datei "ARTIKEL" übernommen wird. Sie können in diesem
Formulargenerator grundsätzlich alle Informationen aus der Datei "ARTIKEL"
berücksichtigen.
Bezogen auf die Rechnungserstellung ergibt sich allerdings eine Ein-
schränkung: während Sie bei den Rechnungsformularen 1 und 2 im Prinzip
unbegrenzt lange Positionen durch Eingabe von Zusatztext vorsehen können,
ist dies bei dem hier erstellten Programm grundsätzlich nicht möglich,
d.h. hier werden in jedem Fall alle Informationen gedruckt, auch wenn
nichts oder "0" im Feld steht.
100
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 100 -
A. Dateien und ihre Verwendung
Folgende Dateien werden von CTO EHO verwendet:
1. ADRESSEN.DBF Adressen - Datei
ADNAM.NTX sortiert nach Name und Vorname
ADKUN.NTX sortiert nach Kunden-/Lief.-nummer
ADORT.NTX sortiert nach Wohnort
ADKENN.NTX sortiert nach Kennung
ADPLZ.NTX sortiert nach Postleitzahl
2. ARCHIV.DBF Datei mit Positionen der Rechnungen
NUMMER.NTX sortiert nach Rechnungsnummern
A_NUMMER.NTX sortiert nach Angebotsnummern
3. ARTIKEL.DBFArtikel - Datei
LANAM.NTX sortiert nach Artikelbezeichnung
LANUM.NTX sortiert nach Artikelnummer
LALIEF.NTX sortiert nach Kunden-/Lief.-nummer
4. KUNDEN.DBF Kunden - Datei; enthält alle
Kundendaten zu den Rechnungen
KUNUM.NTX sortiert nach Rechnungsnummern
A_KUNUM.NTX sortiert nach Angebotsnummern
5. UMSATZ.DBF Umsatz - Datei: enthält alle
Rechnungen
UMNUM.NTX sortiert nach Rechnungsnummern
6. TEXT.DBF Text - Datei
TITELTXT.NTX sortiert nach Text - Name
7. DRUCKER.DBF Drucker - Datei
8. HILFE.DBF Hilfe - Datei
HILFE.DBT
HILFENUM.NTX sortiert nach Modul
101
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 101 -
B. Dateiaufbau
Dieses Kapitel mußten wir aus Platzgründen leider streichen. Im
Originalhandbuch ist dieses Kapitel natürlich enthalten.
105
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 105 -
C. Behebung von Fehlern
1.) Rechnungsformat wird nicht eingehalten
(Falscher Seitenumbruch etc.)
Wählen Sie im Hauptmenü die Option «10» (Installation).
Überprüfen Sie, ob die Formatlänge mit dem von Ihnen verwendeten
Papierformat übereinstimmt:
a) Endlospapier: 27 67 72
b) Einzelblättern: 27 67 66
Bei Druckern der Firma Hewlett Packard (Laserdrucker und
Tintenstrahldrucker) geben Sie für die Formularlänge: (vgl. Anhang)
27 38 108 50 65
ein. Evtl. müssen Sie bei der 5. Steuersequenz auch die Werte 64 bzw. 66
eingeben.
Bei den jeweils nicht benutzten Steuersequenzen geben Sie "0" ein. (vgl.
Anhang)
2.) Buchstaben im oberen Teil einer Rechnung
Nach Wahl einer neuen Schriftart kann es vorkommen, daß der entsprechende
Drukker - Code auf der Rechnung ausgedruckt wird.
Dies betrifft allerdings in der Regel nur die erste Rechnung, die mit der
neuen Schriftart ausgedruckt wurde.
Wählen Sie im Hauptmenü die Option «Formulare drucken» und lassen Sie die
fehlerhafte Rechnung noch mal ausdrucken.
Außerdem könnte die Fehlerursache darin liegen, daß Sie einen falschen
Drucker ausgewählt haben oder falsche ESC-Sequenzen beim Druck benutzt
werden. Buchstaben können auch auftauchen, wenn bei der Seitenlänge
falsche Steuersequenzen eingegeben wurden (vgl. 1.).
3.) Mahnungsfrist wird nicht eingehalten
Überprüfen Sie in der Installation die Frist für Mahnungen.
4.) Kein Rabatt berechnet, obwohl Sie Rabatt gewähren wollten.
Wählen Sie im Hauptmenü die Lagerverwaltung (Option «4») und überprüfen
Sie dann bei den entsprechenden Artikeln, ob Sie bestimmt haben, daß diese
Artikel "rabattfähig" sind. Dort muß dann «J» eingetragen sein, damit
überhaupt Rabatt gewährt werden kann.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 106 -
5.) Schriftart gefällt Ihnen nicht
Wählen Sie im Hauptmenü die Option «Installation», «Druckerinstallation»
und geben Sie die Codes für die von Ihnen gewünschte Schriftart ein.
(Fragen Sie evtl. Ihren Händler oder lassen Sie sich die von Ihnen
gewünschte Schriftart einstellen.)
6.) Erfaßte Daten werden nicht aufgelistet
Dieser Fall kann nur dann auftreten, wenn der Computer während der
Bearbeitung einer Datei mit CTO EHO "abstürzen" sollte.
Wählen Sie im Hauptmenü die Option «Reorganisation» für.
7.) Meldung "Drucker nicht bereit"
Sie haben einen Menüpunkt angewählt, für den der Drucker angeschlossen
sein muß. Schließen Sie Ihren Drucker an und geben Sie auf die Frage
"Abbrechen (J/N)" «N» ein oder brechen Sie den Vorgang ab, indem Sie «J»
eingeben.
8.) Rechnungsausdruck ist fehlerhaft
Der letzte Teil einer Zeile wird am rechten Rand der nächsten Zeile
gedruckt:
Die von Ihnen gewählte Schriftart führt bei dem von Ihnen gewählten linken
Seitenrand zu diesem Fehler. Ändern Sie entweder die Schriftart oder den
linken Seitenrand (z. Bsp. 1).
9.) Ausdruck vom Rechnungsfuß erfolgt (teilweise) auf der nächsten Seite
Dieses Problem kann dadurch behoben werden, daß Sie bei der
"Druckerinstallation" auf der zweiten Seite eine Verkürzung des Formulars
angeben. Beispiel: Zwei Fußzeilen werden bereits auf der nächsten Seite
gedruckt. Geben Sie in diesem Fall für die Verkürzung "-2" ein.
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 107 -
D. Systemfehler
1.) Fehlermeldung "Datei kann nicht geöffnet werden"
In der Regel wird nach einer solchen Meldung ein Programmabbruch erfolgen.
Erfahrungsgemäß können drei Gründe für die o.g. Fehlermeldung
verantwortlich sein:
a) Eine Datei ist defekt
Starten Sie das Programm in diesem Fall neu und wählen Sie dann die Option
«9» (Dateireorganisation) und testen Sie anschließend, ob der Fehler
behoben ist.
b) Die Datei "CONFIG.SYS" ist fehlerhaft konfiguriert.
Unter anderem sollten folgende Zeilen in der Datei CONFIG.SYS enthalten
sein:
.
.
.
files=30
buffers=30
.
.
.
Geben Sie - um dies zu kontrollieren -
c>type c:\config.sys
ein.
Legen Sie die Datei an, falls Sie nicht vorhanden sein sollte bzw. ändern
Sie die Datei entsprechend und starten Sie anschließend Ihren Computer neu
(Warmstart) - vgl. DOS-Handbuch.
c) Die Datei "CONFIG.SYS" enthält den "fastopen" oder "fcbs" - Eintrag. In
diesem Fall müssen Sie diese Einträge aus der Datei löschen (vgl. Handbuch
zum Betriebssystem). Führen Sie anschließend einen Warmstart oder Reset
durch, starten Sie dann CTO EHO plus und führen Sie im Programm die
Reorganisation durch.
2. Fehlermeldung "Multiple errors - line 87" oder "Internal error 19"
Die Datei "CONFIG.SYS" enthält den "fastopen" oder "fcbs" - Eintrag. In
diesem Fall müssen Sie diese Einträge aus der Datei löschen (vgl. Handbuch
zum Betriebssystem). Führen Sie anschließend einen Warmstart oder Reset
durch, starten Sie dann CTO EHO plus und führen Sie im Programm die
Reorganisation durch.
108
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 108 -
E. Anmerkungen zur Arbeit mit dBase
Dieses Kapitel mußten wir aus Platzgründen leider streichen. Im
Originalhandbuch ist dieses Kapitel natürlich enthalten.
109
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 109 -
F. Spezielle Druckereinstellungen
Bei einigen Druckern sind spezielle Einstellungen notwendig, die wir Ihnen
nachfolgend mitteilen:
Drucker Seitenlänge Zeichensatz Druckertreiber
HP Laserjet II 27/38/108/50/66/0 PC 8 (D/N) HP
Laserjet S II
HP Deskjet 500 27/38/108/50/65/0 - Deskjet 500
HP Laserjet III 27/38/108/50/64/0 PC 8 Deskjet 500
110
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 110 -
Übersicht
Dieses Kapitel mußten wir aus Platzgründen leider streichen. Im
Originalhandbuch ist dieses Kapitel natürlich enthalten.
113
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 113 -
Stichwortverzeichnis
1.Kontakt...........................................................29
Abfrage Kopie.......................................................75
Absenderangaben.....................................................81
Abstand zwischen Adressenfeld und Rumpf.............................84
Adress - Formular...................................................28
Adresse für Wiedervorlage vormerken.................................31
Adresse löschen.....................................................31
Adresse neu aufnehmen...............................................28
Adresse suchen......................................................31
Adressen - Druck - Menü.............................................29
Adressen - Übersicht zeigen.........................................34
Adressen für Textverarbeitung.......................................34
Adressenneueingabe mit Ortsvorschlag................................77
Adressfenster.......................................................37
Adressliste.........................................................29
Alle Artikel durchgehen.............................................19
Alle Artikel zeigen.................................................22
Anpassung Prüf- an Vollversion.......................................7
Anzeige Datum, Zeit und freie Kapazität («ALT» «D»).................90
Artikel alphabetisch geordnet.......................................21
Artikel erfassen....................................................13
Artikel löschen.....................................................19
Artikel nach Bestellnummern geordnet................................21
Artikel nach Lieferanten............................................21
Artikelliste........................................................45
Artikelnummern auf Rechnungen.......................................77
Artikel suchen......................................................21
Aufnahme in die Mahnungsliste.......................................74
Aufschlag.......................................................17, 18
Auftragserfassung...................................................41
Auftragsformular....................................................44
Auftragsposition....................................................48
Ausdruck eines Etiketts für die gezeigte Adresse....................31
Ausweisung der Nettobeträge.........................................74
Bankverbindung......................................................31
Bankverbindung eingeben.............................................75
Barverkauf..........................................................53
Befehlsmodus....................................................14, 19
Behebung von Fehlern...............................................103
Bemerkung...........................................................29
Bereich für Positionen verlängern oder kürzen.......................85
Bestand.........................................................16, 47
Bestand aktual......................................................15
Briefkopf und -fuß..................................................37
Codewort für Lagerzugang............................................74
Codewort für Systemeinstellung......................................74
Computer - Absturz..................................................87
CONFIG.SYS......................................................7, 105
CTO EA..........................................................76, 88
CTO FIBU........................................................28, 77
Dateiaufbau.........................................................99
Dateien und ihre Verwendung.........................................98
Dateimanager........................................................91
Dateireorganisation.................................................87
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 114 -
Stichwortverzeichnis
Datensicherung und -wiederherstellung...............................86
Datum für Reorganisation............................................78
DBase III plus.....................................................106
Direktfakturierung..................................................48
Druckaufbereitung...................................................51
Druckereinstellung..................................................82
Druckerumleitung («ALT» «F5»).......................................89
Eingabefeld rechts..................................................82
Eingabemodus....................................................14, 19
Einheiten auf Rechnungen............................................77
Einsatz CTO FIBU....................................................77
Erstellung von Angeboten............................................51
Erstellung von Gutschriften.........................................52
Etiketten...........................................................29
F1 - Taste..........................................................11
Falsche Artikelnummer...............................................57
Falscher Kunde......................................................57
Farbeinstellungen...................................................77
Formatierung........................................................85
Formatlänge........................................................103
Formulardruck.......................................................41
Formulargenerator...................................................97
Formularlänge.......................................................83
Frist für Skonto....................................................74
Fußzeilen für Rechnung..............................................80
Gewinnspanne........................................................17
Gruppe..............................................................15
Hauptmenü...........................................................12
Hilfe...............................................................11
Hilfe editieren.....................................................75
Hilfe und Notizzettel («F1»)........................................89
Installation........................................................18
Installation auf Disketten...........................................7
Installation auf Festspeicherplatte..................................6
Jahresumsatz........................................................69
Kalkulationsfenster.............................................17, 19
Kassenabschluß......................................................88
Kassenbuch..........................................................61
Kennung.............................................................31
Kennung - für Selektion von Adressen................................28
Kennung für Lieferanten.............................................78
Komplettübernahme...................................................46
Kontakt.............................................................29
Kontrolle der Positionen............................................10
Kopfzeile für Rechnung..............................................79
Korrekturmodus..................................................48, 56
Kunden- bzw. Lieferantennummer......................................28
Kundennummer........................................................42
Kurzerklärung der Tastatur...........................................4
Lager - Menü........................................................13
Lagerverwaltung.................................................10, 13
Leerzeile zwischen den Positionen...................................85
Lieferant...........................................................15
Lieferscheine mit Gesamtpreis.......................................77
Lieferstatus....................................................55, 57
Linker Rand beim Ausdruck...........................................84
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 115 -
Stichwortverzeichnis
Linker Rand für Absenderangabe......................................82
Mahnung.............................................................59
Mahnungsbrief...................................................65, 66
Mahnungsliste drucken...............................................65
Mahnungswesen...................................................11, 64
Makros definieren («ALT» «M») und aufrufen..........................90
Makrotasten sofort aktivieren.......................................78
Mindestbestand......................................................16
MINI - TEXT.........................................................35
Namenskürzel........................................................42
Neueingabe von Adressen.............................................27
Neuen Artikel erfassen..............................................45
Neukalkulation......................................................17
Notiz eintragen oder ansehen........................................31
Papierkorb..........................................................38
Pfeiltasten.........................................................14
PgDn- Taste.........................................................14
Position ändern.....................................................57
Position des Adressfeldes...........................................84
Position nachträglich löschen.......................................56
Preiseinheit........................................................16
Preiskenn...........................................................29
Programmende........................................................88
Programminstallation................................................72
Prozentsatz für Skonto..............................................74
Quittung auf Bondrucker.............................................76
Rabatt......................................................16, 50, 59
Rabattfähig.....................................................16, 50
Rabattsatz......................................................29, 50
Rand für den Absender...............................................81
Rechnungen auf Basis der Netto- oder Bruttopreise...................73
Rechnungen und Angebote erstellen...................................10
Rechnungsdatum......................................................49
Rechnungsformular...................................................73
Rechnungskopf für Formular 1 / 2 / 3................................80
Rechnungskopfzeilen.................................................79
Rechnungsnummern mit den Namen der Kunden auflisten.................60
Rechnungsschreibung.................................................16
Reportgenerator.....................................................95
Schnittstelle zu CTO EA.............................................62
Schnittstelle zu CTO FIBU...........................................63
Selektion von Adressen..............................................28
Serienbrief.....................................................30, 39
Serienbrieffunktion.................................................39
SICHERHEITSKOPIE.....................................................8
Sicherungskopie der Programmdiskette.................................6
Skonto......................................................50, 59, 74
Sollverbuchung......................................................76
Specials............................................................89
Spezialsuche........................................................31
Stammdaten - Menü...................................................27
Stammdatenverwaltung.................................................9
Standardeinstellungen Rechnungserstellung...........................78
Steuersätze.........................................................75
Stornierung einer nicht gedruckten Rechnung.........................61
Stückliste......................................................16, 20
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CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 116 -
Stichwortverzeichnis
Tagesabschluß.......................................................88
Taschenrechner («ALT» «F1»).........................................89
Telefonliste........................................................29
Text drucken........................................................40
Texte ändern oder neu erstellen.....................................36
Texte für Rechnungsfußzeilen........................................81
Textfenster.........................................................37
Textverarbeitung................................................34, 35
Textverarbeitung "MINI - TEXT"......................................35
Übernahme von Angeboten.............................................54
Überschriften für andere Formulare..................................81
Überschriften und Fußzeilen bei den anderen Formularen..............81
Übertragung in CTO EA...............................................76
Umsatz......................................................11, 29, 69
Update...............................................................7
Verändern einer Rechnung............................................56
Verarbeitungsgeschwindigkeit........................................87
Verkäuferstatistik..................................................75
Voreinstellungen................................................15, 50
Vorgaben............................................................17
Vorname.............................................................29
Vorschub zwischen den Etiketten einstellen..........................84
Währung.............................................................75
Zahlung erfassen................................................10, 60
Zusätzlicher oberer Rand............................................84
Zusatztext..........................................................48
Zusatzzeile.........................................................79